وب سايت شخصي ولي اله ديني : چگونه بايد با كاركنان مشكل ساز در سازمان رفتار كنيم
سه شنبه، 24 دی 1392 - 21:49 کد خبر:365
هميشه براساس واقعيتها عمل كنيد . پايه رفتار خود را براساس شايعه و غيبت بنا نكنيد . فردي كه شايعه پراكني ميكند خودش نيز به نوبه خود ، كارمندي مشكل ساز است . اگرشما با چشم خودتان رفتار ناشايستي را نديدهايد ، آن را بيشتررسيدگي كنيد . از افرادي كه ماجرا را مي دانند گزارش و توضيح بخواهيد و هرچه را كه قبل از اقدام ، لازم است جمع آوري كنيد .براساس وقايعي كه احساس ميكنيد ميتوانند تصميم گيري شما را به تعويق بيندازند ، عمل نكنيد . بنابراين از اين موضوع اطمينان حاصل كنيد تا شما خودتان بخشي از اين مشكل نشويد ، چرا كه درچنين وضعيتي كه خود شما نيز به نوعي مسئول هستيد ، آرام و بي طرف ماندن بسيار بسيار سخت و مشكل است .
مقـــدمه: انسان ها اساساً بايكديگر متفاوتاند.خواسته هاي آنها يكسان نبوده و ارزشها ،هنجارها ، و اعتقاداتشان نيز با يكديگر تفاوت دارد . پس اين وظيفه ماست كه به افراد پيرامون خود به اين شكل بنگريم كه هركس مانند خود ما داراي نقايص و معايبي است و اگرديگران براي ما مهم هستند، بايد دررفع و تصحيح معايب آنها تاحدامكان ، تلاش كنيم. يك سازمان و يا يك شركت مانند واحد اجتماعي خانواده ، از اين قاعده خارج نيست ، چرا كه آرامش ، امنيت ، همدلي و يكدستي ، اگر مهمترين عامل موفقيت در هرسازمان و يا شركتي نباشد ، حتماً يكي از مهم ترين آنها خواهد بود. لذا علاوه بر نقشي كه همه كاركنان يك مجـموعه نسبت به هم دارند ، مدير هر واحد و يا مجـموعهاي نيز با مسئوليتي والاتر و تأثيرپـذيرتر بايد اين درك و تـوان را داشته باشدكه معايب و مشكلات مجمـوعه خود را شناخته و با تدبير و درايت ، به حل معضـلات و موانـع اقدام كند . هميشه اولين و بهترين اقدام براي رسيدن به آرامش و ثبات ، حذف عوامل مشكلساز نيست. چه بسا بتوان با اصلاح اين افراد ،علاوه بر ايجاد الگويي مناسب براي سايرين ، درطول مسير شغلي و مديريتي خود تجربيات گرانبها و مفيدي آموخت . با اين مقدمه بايد دانست كه هم مديران در حرفه و مسير شغليشان حتماً با كاركنان مشكلساز ، برخورد خواهند كرد ، زيرا هميشه كاركنان مشكلساز وجود دارند و همچنين اين طبيعت شغل يك مدير است كه به عنوان مدير با اين افراد برخورد داشته باشد.
1- چرا كارمندان مشكل ساز اين گونه هستند ؟
كارمندان مشكلساز اين راه را سادهترين روش رفتاري مي دانند ، چرا كه احتمالاً درگذشته برايآنها كارساز بوده است . آنها ممكن است چيزي در خصـوص رفتارهاي ديگر ندانند و يا اينكه اين مدل رفتارها را آگاهـانه انتخاب كنند، چرا كه تصور ميكنند اين گونه رفتارها ميتواند تأثيرگذار باشد. زماني شما در برخورد با كاركنان موفق خواهيد بود كه با اين ديد به موضوع نگاه كنيد كه شما ميبايست تأثيرات اين دست رفتارهاي نامطلوب را كاهش دهيد . به دلايل مختلف اين موضوع مشابه طرز رفتار با كودكان است .. براي مثال اگر هروقت كه كودكي فرياد كشيد و والدينش به او آبنبات دادند ، وقتي آبنبات ميخواهد چه بايد بكنند ؟ البته كه او دوباره فرياد خواهد كشيد . اين تشابه دقيقاً براي اين دسته ازكاركنان نيز مصداق دارد . زماني كه كسي با آنها در محيط كار مخالفتي ميكند از عصـبانيت منفجر ميشوند و پس ازاينكه اطرافيان دست از مخالفت برداشتند ، آنها خود را برنـده بازي قلـمداد ميكنند .
2- يك مدير چگونه مي تواند با اين دسته از كارمندان رفتار كند
-1-2 ارزيابي
ابتدا بايد بدانيم چه زماني برخورد با اين افراد ، واكنش بهتري در برخواهد داشت . اغلب اوقات ضروري است كه شما خيلي سريع اقدام لازم صورت دهيد تا احتمال وقوعيك وضعيت خطرناك ديگر را خنثي كنيد . به هرحال بهتر است قبل از هر اقدامي راجع به آن خوب فكر كنيد . واضح است " وقتي كارمندي با تفنگ وارد محل كار ميشود " بايد عكس العمل سريعتري ، نسبت به زمانيكه يكي از آنها به دليل اينكه همكارش اعتبار او را زيرسـؤال مي برد و به شما شكايت مي كند ، نشان داد! در چنين مواردي حتماً بايد قبل از هرگونه اقدامي ، وقت مناسبي را براي ارزيابي وضعيت بهوجود آمده در نظربگيريد ، چرا كه شما قصد نداريد مشكل را حادتر كنيد !
بايدپذيرفت كه اغـلب كارمـندان در زمـانهاي مخـتلف ، ممكـن است به دليل اسـترسهاي شغـلي و يا غير شغـلي (خانوادگي و غيره ) مشكل ساز باشند . اين را هم بدانيد كه هميشه نيروهاي كم بازده ، حتماً نيروهاي مشكلساز نيستند ، پس لازم است براي هر مورد و مسئله مشخصي ، وقتي براي ارزيابي در نظر گرفته شود .
2-2 - تكليف و وظيفه خود را انجام دهيد
هميشه براساس واقعيتها عمل كنيد . پايه رفتار خود را براساس شايعه و غيبت بنا نكنيد . فردي كه شايعه پراكني ميكند خودش نيز به نوبه خود ، كارمندي مشكل ساز است . اگرشما با چشم خودتان رفتار ناشايستي را نديدهايد ، آن را بيشتررسيدگي كنيد . از افرادي كه ماجرا را مي دانند گزارش و توضيح بخواهيد و هرچه را كه قبل از اقدام ، لازم است جمع آوري كنيد .براساس وقايعي كه احساس ميكنيد ميتوانند تصميم گيري شما را به تعويق بيندازند ، عمل نكنيد . بنابراين از اين موضوع اطمينان حاصل كنيد تا شما خودتان بخشي از اين مشكل نشويد ، چرا كه درچنين وضعيتي كه خود شما نيز به نوعي مسئول هستيد ، آرام و بي طرف ماندن بسيار بسيار سخت و مشكل است .
3-2 - تصميم خود را گسترش دهيد
شمايك مدير هستيد و ارزش يك تصميم درست را به خوبي مي دانيد . موقعيت شما هم چيزي را عوض نميكند . شما در مواجهه با مشكلات بايد تصميم بگيريد . شايد لازم است جايي آرام و خصوصي ، كه هيچ گونه مزاحمتي در آن وجود نداشته باشد را براي تصميم گيري خود انتخاب كنيد .شما نيازمند تصميمگيري هستيد ، خواه با كمك و مشاوره يك كارشناس نيروي انساني و خواه به وسيله ايراد يك سخنراني طي يك جلسه. به يادداشته باشيد كه براي مقابله با يك مشكل ابتدا طرح يك راه حل را بريزيد ، سپس آن را به اجرا درآوريد ، يعني زماني كه آماده شديد ، اقدام كنيد . لزومي به واكنش آني و تحريكآميز نيست ، بايد اقدام خود را با سرعت مناسب ، صورت دهيد . به خاطرداشته باشيد هرچه رفتار نامناسب بيشتر ادامه يابد ، تغيير يا توقف آن نيز مشكلتر خواهد بود .
4-2 - با مشكلات دست و پنجه نرم كنيد و با آنها روبرو شويد
از مشكلات طفره نرويد . ممكن است اين مسئله خيلي خوشايند شما نباشد ، اما به هرحال اين بخش مهمي از شغل شماست . اين گونه مشكلات به خودي خود حل نخواهند شد ، چه بسا بدتر و حادتر هم بشوند . شما تصميم گرفتهايد پس عمل كنيد .
5-2 - با رفتارها برخورد كنيد نه با آدمها
هدف نهايي شما ترويج و توسعه يك تفكر و پيدا كردن راه حل است نه پيروزي در يك بازي ! پس روي رفتارهاي نامطلوب متمركز شويد نه اينكه به آدم ها حمله ور شويد . به جاي جملاتي كه " شما" دارد مثل : شما هميشه دير در محل كار حاضر ميشويد ، از جملاتي كه " من " دارد استفاده كنيد ، مثلاً بگوييد : من به افرادي در اين شركت نياز دارم كه سروقت در محل كار حاضر شوند تا بتوانيم به اهدافمان برسيم . رفتارهاي تند و نامطـلوبي را كه بدون قصد و نيت منفي از سوي برخي كاركنان ميبينيد ، به خودتان نگيريد ، چرا كه اين واكنشها ممكن است براثر ترس ، سردرگمي ، فقدان انگيزه ، مشكلات شخصي و امثال آنها باشد .به افرادشانس مجددي براي حل مشكلاتشان بدهيد . بدانيد كه اگر آنها در اين مقوله احساس مسئوليت كنند، احتمالاً راه حلهاي بهتري را دردرون خود مي يابند .
6- 2 - سعي كنيد دلايل پشت پرده هر مشكل را كشف كنيد
زماني كه در حال گوشكردن به حرفهاي اين دسته از كاركنان هستيد ، كاملاً به آنها گوش دهيد . آرام و مثبت باشيد، بيطرفانه به موضوع نگاه كنيد و قضاوتي نكنيد . سؤالاتتان را به صورت كلي بپرسيد كه فرد نتواند آنها را دريك يا دو كلمه پاسخ دهد . به هيچ وجه صحبتهاي او را قطع نكنيد .
هنگامي كه درمقـام پاسخ برميآييد ، كامـلاً راحت و آرام باشيد و با بازگو كردن خلاصـهاي از حرفهاي فرد مانند : من مي فـهم شما چه مي گوييد ، به او بفهمانيد شما كاملاً به صحبتهاي او گوش ميدهيد .اگر شما منبع و منشأ رفتارهاي نامطلوب اين گونه كاركنان را دريابيد ، قطعاً بهتر مي توانيد دررابطه با آنها ، به راه حل مناسبي دست يابيد.درپارهاي از اوقات نتيجه گيري از اين مواجههها بسيار ملايم و يا با سرعت كمتري اتفاق مي افتد و در مقابل ممكن است براي حل يك موضوع نياز به جلسات متعددي وجود داشته باشد .
7-2 - در صورت لزوم موارد مورد نياز را تكرار كنيد
مشكـلات كوچكي مانند ديرآمـدن ، ممكن است با يك گفـت وگوي كوتاه و مفـيد در اتاق شما حل شود ، اما پيداكردن راه حل براي برخي ازكاركنان سركش و بيمنطق ، كه حتي از دوران كودكي و مدرسه اين قبيل رفـتارها را به نوعي از خود بروز دادهاند ، بسيار سخت و نيازمند برگزاري جلسات بيشتري است ، پس صبور باشيد و در بدست آوردن نتيجه عجله نكنيد . هدفگذاري براي دستيابي به يك موفقيت به صورت پيوسته و آرام ، بسيار بهتر از تلاش براي كسب نتيجه و بازخوردهاي فوري و عجولانه است.
8-2 - ميزان توانايي خود را در حل مشكلات بشناسيد
بعضي اوقات رفـع مشكلات به وجـود آمده به دليل برخي رفتارهاي مبـهم و نامشهود كه به وسيله كاركنان سر مي زند ، در حدود صلاحيت و توانايي شما نيست ، زيرا ممكن است آنها مشكلات رواني داشته باشند كه حتي براي حل مسئله ، نياز به يك روانشناس حرفهاي باشد . دقت كنيد كه چه زماني ميتوانيد خودتان شخـصاً وارد عمـل شويد و چه موقع بايد اين گونه افراد را براي كمك هاي تخصصيتر به ديگران واگذار كنيد .
9-2 - حد پايان خود رابدانيد
درهرحال رسيدن به هدف ، همواره در گروي برقراري يك ارتباط و تعامل متقابل است كه باعث ميشود رفتارهاي نامطلوب يك كارمند اصلاح شده و براي شما ، موفقيت حاصل شود ، ولي گاهي هم اين موضوع غير ممكن است . وقتي شما به بن بست مي رسيد و در وضعيتي دشوار و بغرنج قرار ميگيريد و از طرفي آن كارمند هم در جهت اصلاح رفتارهاي خود تلاشي نميكند ، اينجاست كه شما نياز پيدا ميكنيدكه موضوع را طبق مقررات و ضوابط موجود در شركت حل كنيد.
10-2 - دستيابي به راه حل مناسب
نتيجه آرماني در برخورد با كاركنان مشكلساز ، رسيدن به يك راه حل توافقي است و حتماً ميدانيد اين گونه رفتارهاي ناهنجار همچنان ادامه پيدا خواهد كرد مگر اينكه شما در اين رابطه به يك تعامل دست پيداكنيد . كاركنان لازم دارند بدانند چه رفتارهايي مطلوب و چه رفتارهايي نامطلوب هستند. بيان آنها به صورت شفاف از سوي يك مدير، هميشه كاري متعالي و ايده آل بوده است . پس بايد مطمئن شويد كه كاركنان اين الزامات ، خواستهها و نتايج مثبت را ازطريق شما دريافت كرده اند .بنابراين مي شود اين طور نتيجه گرفت كه حذف كاركنان مشكلساز هميشه اولين و بهترين تصميم نيست . راه هاي مختلفي وجود دارد كه به كمك آنها ميتوان مشكلات را حل كرد ولي اگر نهايتاً چيزي عوض نشد ، آن وقت ... .
عنوان مقاله: چگونه بايد با كاركنان مشكل ساز در سازمان رفتار كنيم ؟
گرد آورنده: سيروس دهقاني-دانشجوي كارشناسي ارشد مديريت بازرگاني گرايش مالي دانشگاه آزاد قشم
استاد راهنما: دكتر شهباز براهويي
موضوع: رفتار سازماني
منبع:مدير يار