سكوت سازماني را خودداري كاركنان از بيان ارزيابي‌هاي رفتاري، شناختي و اثربخش در مورد موقعيت‌هاي سازمان، تعريف مي‌كنند. دو عامل اصلي كه سبب سكوت كارمندان در سازمان مي‌شود عبارت است از:
1 -ترس مديريت از بازخوردهاي منفي از سوي كارمندان به‌دليل به خطر افتادن منافع و موقعيتشان
-2 ادراك كاركنان از باورهاي ضمني مديريت در مورد آنها
اين مسائل اگرچه باورهاي مديريت هستند و ممكن است هيچ‌يك در سازمان واقعيت نداشته باشند اما عواطف و احساسات مخربي را همچون ترس، فريب و خشم در كاركنان سازمان به‌وجود مي‌آورد و در نهايت سبب ايجاد سكوت سازماني كاركنان مي‌شود. اين يادداشت در پي آن است تا ضمن بررسي مفهوم سكوت سازماني، انگيزه‌ها و انواع آن را در سازمان بررسي كرده و در نهايت راهكارهايي براي درك بهينه آن در سازمان ارائه كند.
سكوت سازماني، انگيزه و انواع آن
افراد در سازمان اغلب داراي ايده‌ها، نظرات و اطلاعاتي براي ارائه روش‌هاي سازنده در بهبود كار و سازمان خود هستند. برخي افراد اين ايده‌ها را ارائه و برخي ديگر ايده‌ها، نظرات و اطلاعات خود را مسكوت نگاه داشته و سكوت مي‌كنند.
آنچه موجب سكوت در سازمان‌ها مي‌شود تابع فرآيندي است كه يكسري متغيرهاي مديريتي و سازماني بر آن تاثير بسزايي دارد. اين متغيرها شامل ترس مديران از بازخورد منفي، باورهاي ضمني آنها نسبت به سكوت، پيشينه فرهنگي مديران، وجود تفاوت‌هاي جمعيت‌شناسي ميان مديريت ارشد و ديگران در سازمان، ساختارهاي بلند سازماني و اتكاي زياد به كارمندان موقت هستند.
سكوت سازماني نه تنها براي افراد مضر خواهد بود سازمان را به سمت بحران پيش خواهد برد.
سكوت سازماني يك پديده جمعي و به معني تمايل كاركنان براي مطرح نكردن نظرات و نگراني نسبت به مسائل سازمان است.
سكوت سازماني نوعي عدم مشاركت سازماني است سكوت سازماني شايد به خاطر نوع و شكل سازمان نيز حاصل شود مثلا در سازماني هايي كه به شدت به سلسله مراتب پايبند هستند و ساختاري عمودي دارند امكان ابراز ايده و نظر مشكل مي شود.
بايد دانست كه سكوت سازماني به دليل عدم امنيت در سازمان و يا ترس از آينده شغلي و بي انگيزه بودن در كار است.
به همين جهت سكوت سازماني منجر به ركود مي شود راه اصلاح را مي بندد و سازمان را دچار فرسايش مي كند. سكوت سازماني موجب سرخوردگي و بي انگيزگي كاركنان شده و به تدريج باعث كاهش بهره وري مي شود. مشاركت و همفكري را كاهش مي دهد و مشكلات را به معضل تبديل مي كند.
افراد حاضر در سازمان به لحاظ رفتار سازماني در 4 دسته عمده قرار مي گيرند:
دو دسته اول در سازمان ها در سكوت سازمان آسيب بيشتري مي بينند اما دو دسته دوم سعي مي كنند با شرايط كنار بيايند.
با اين توصيف سه نوع انگيزه مرتبط با سكوت سازماني وجود دارد:
براساس تجارت مديريتي در حوزه منابع انساني همواره ذهن درگير اين سوالات بود كه چرا برخي از جلسات سازماني با سكوت مطلق برگزار مي شود؟ هيچ كس اظهارنظر نمي كند؟ و به بيان ايده ها و نظرات نمي پردازد؟ چرابرخي از كاركنان همواره از مشكلات و نارضايتي ها دم مي زنند ولي بر زبان نمي آورند؟ دلايل سكوت سازماني چيست؟ آيا سكوت سازماني خوب است يا بد؟ سكوت سازماني چه تأثيري در سازمان دارد؟ چرا با وجود استقرار نظام پيشنهادات در سازمان ها، پيشنهاداتي از سوي كاركنان مطرح نمي شود؟
با اين وصف، ما عمدتا با سه نوع سكوت شناخته شده مواجه هستيم:
1 )سكوت مطيع: سكوت مطيع شامل رفتاري عمدي و منفعلانه و خودداري از ارائه اطلاعات براساس تسليم يا احساس اينكه تغييرات موثر فراي قابليت‌هاي گروه است، مي‌باشد.
(2سكوت تدافعي: سكوت تدافعي شبيه حالتي است كه افراد از انتشار خبرهاي بد به‌دليل آشفته شدن افراد يا ايجاد پيامدهاي منفي براي شخص خبررسان احتراز مي‌ورزند.
3)سكوت نوع دوستانه: امتناع از بيان ايده‌ها، اطلاعات يا نظرات مرتبط با كار با هدف سودبردن ديگر افراد در سازمان و براساس انگيزه‌هاي نوع دوستي، تشريك مساعي و همكاري. به اين نوع سكوت رفتار شهروندي سازماني نيز گفته مي‌شود.
پيامدهاي سكوت در سازمان‌ها
1 -كاهش كيفيت تصميم‌هاي سازماني
-2 ناتوانايي سازمان براي شناسايي و اصلاح‌اشتباهات
3-واكنش‌هايي نامطلوب از جانب كاركنان
4-محدود شدن داده ها و اطلاعات
5عدم تجزيه و تحليل ايده ها و تصميم گيري
6-كاهش اثربخش تصميم گيري
7-كاهش توانايي سازمان براي شناسايي و اصلاح اشتباهات
8-تضعيف تعهد و عرق سازماني و اعتماد كاركنان
9-احساس عدم كنترل كاركنان
10-كاهش انگيزش كاركنان و افزايش نارضايتي
11-كاهش مشاركت و خلاقيت در بين كاركنان
12 -ناهماهنگي شناختي كاركنان
راهكارها و پيشنهادهاي بهينه سكوت سازماني
مديران بايد اثرات مخرب و خطرناك سكوت سازماني را با دقت بيشتر مد نظر قرار داده و با توجه به متغيرهاي ايجاد كننده آن، به ارزيابي سازمان خود پرداخته و در صورت وجود شرايط خاص آن به اصلاح آنها بپردازند. در جهت كاهش پديده سكوت سازماني موارد ذيل پيشنهاد مي‌شود:
-1 برقراري برنامه‌هاي بهبود مديريت منابع انساني و تشكيل كارگاه‌هاي آموزشي مهارت‌هاي برقراري ارتباط براي مديران و سرپرستان براي آموزش مهارت‌هاي تصميم‌گيري و درگيري در مشكلات سازماني
-2اتخاذ تصميم‌ها به‌صورت گروهي و اهميت دادن به گروه‌ها وكميته‌هاي كاري در سازمان‌ها
-3 تغيير فرهنگ سازمان‌ها در جهت سازمان‌هاي يادگيرنده
-4 شناسايي توانمندي‌ها و قابليت‌هاي افراد و استفاده از آنها در امور اجرايي و تصميم‌گيري و استقرار نظام پاداش دهي مناسب براي نظريات و پيشنهادهاي خلاق كاركنان
5 -تدوين آيين نامه هايي براي حمايت از نظريات كاركنان و تشويق كاركنان به ارائه نظرات
6 -استقرار نظام پاداش دهي مناسب براي نظريات و پيشنهادهاي خلاق
7- تشكيل كارگاه هاي آموزشي مهارت هاي برقراري ارتباط براي مديران و سرپرست