در برخي از تعاريف بهره وري به دو مفهوم كارايي» و اثربخشي» اشاره شده است و بهره وري را حاصل جمع اين دو دانسته اند. به طور خلاصه در مورد تعريف اثر بخشي و كارايي به عنوان مفاهيمي اصلي در شناخت بهره وري مي توان گفت اثربخشي» (Effectiveness) به طور سنتي به عنوان تحقق اهداف يك سازمان، تعريف شده است و كارايي» (Efficiency) كه مفهوم بسيار نزديك به بهره وري دارد به عنوان استفاده درست از منابع تعريف شده است. با توجه به اين دو تعريف، مي توان بهره وري را درست انجام دادنِ كار درست» تعريف كرد كه دو مفهوم كارايي و اثربخشي را با هم در برمي گيرد.
بر اين اساس، بين اثربخشي و كارايي يك فعاليت، چهار حالت زير را مي توان در نظر گرفت. به اين صورت كه يك فعاليت:
1. هم كارايي دارد و هم اثربخشي؛
2. كارايي دارد، ولي اثربخشي ندارد؛
3. كارايي ندارد، ولي اثربخشي دارد؛
4. نه كارايي دارد و نه اثربخشي.
بدترين حالت ممكن ـ كه كم ترين بهره وري را نيز داردـ، حالت دوم است. يعني وجود كارايي و عدم اثربخشي. در اين حالت، با سريع ترين سرعت ممكن، منابع را مصرف مي كنيم؛ ولي نه در راستاي دستيابي به هدف! به عبارت ديگر، با سرعت زياد، از هدف خويش دور مي شويم.
اشتباه بعضي از مديران هم در همين جاست كه نيازهاي توليد را بر ساير نيازهاي سازماني مقدم مي شمارند و فقط به فكر توليد بيشتر هستند. اين نكته بسيار اهميت دارد كه بهره وري را از شدت بخشيدن به كار، مجزا كنيم؛ چرا كه اساس بهره وري كار كردنِ همراه با آگاهي بيشتر است و نه سخت تر كار كردن. بهبود بهره وري واقعي، با سخت تر كار كردن حاصل نمي شود؛ زيرا شدت بخشيدن به كار، به علت محدوديت توان انسان (از نظر قدرت جسماني)، نتايج بسيار محدودي دارد.
از سوي ديگر، بهره وري، مترادف سود هم نيست؛ چرا كه سود را مي توان از راه افزايش بهاي فراورده (محصول)، حتي در صورت كاهش بهره وري هم به دست آورد.
در يك كلام مي توان چنين گفت كه مفهوم بهره وري، به طور فزاينده، با كيفيت محصول، كيفيت نهاده و فرايند تهيه محصول، در هم آميخته است كه در اين ارتباط، از كارايي و اثربخشي هم سخن به ميان مي ايد و منظور، توليد كالاها و خدماتِ باكيفيت در كوتاه ترين زمان ممكن است.
عوامل افزايش بهره وري
همان طور كه گفتيم، در بحث بهره وري، سخن از ارتباط ميان درون دادهاي (نهاده هاي) يك سيستم (سامانه/سازمان) و برون دادهاي (فرآورده يا محصولات) آن است. از اين رو تغيير در ميزان هريك از اين موارد مي تواند بر بهره وري اثر داشته باشد. افزايش بهره وري مي تواند ناشي از پنج رابطه زير باشد كه بين درون داد و برون داد، حاكم است:
1. برون داد و درون داد، افزايش يافته باشد اما افزايش درون داد به نسبت كمتر از افزايش برون داد باشد.
2. برون داد افزايش يابد اما درون داد به همان ميزان قبلي باشد.
3. برون داد با وجود كاهش درون داد افزايش يابد.
4. برون داد به همان ميزان قبلي باشد اما درون داد كاهش يابد.
5. برون داد كاهش يابد اما درون به نسبت بسيار بيشتري كاهش يابد.
عوامل مؤثر بر بهره وري
در بين عوامل گوناگون اثرگذار بر بهره وري دو گروه نقش اصلي دارند:
1. عوامل دروني: كه از سوي فرد يا بنگاه اقتصادي يا سازمان، قابل كنترل هستند.
2. عوامل بيروني: كه خارج از كنترل فرد و بنگاه اقتصادي يا سازمان است.
از اين رو اولين گام در راستاي افزايش بهره وري تشخيص دامنه مشكلات در چارچوب دو گروه عوامل دروني و بيروني است. عوامل دروني در دو گروه، قابل تقسيم هستند :
الف. عوامل سخت افزاري شامل: محصول، ماشين آلات و تجهيزات، تكنولوژي، مواد و انرژي است.
ب. عوامل نرم افزاري شامل افراد متخصص، سازمان (سيستم)، روش هاي كار و روش هاي مديريت.
عوامل بيروني نيز در سه گروه، تقسيم بندي مي شوند:
الف. عوامل ساختاري شامل تغييرات اقتصادي، تغييرات اجتماعي و جمعيتي و... .
ب. منابع، شامل: منابع انساني، زمين، سوخت، انرژي، مواد خام و... .
ج. گروه سوم ـ كه از دو گروه قبلي، مهم تر و تأثيرگذارتر است ـ، عوامل مرتبط با كارآمدي است، شامل: عملكرد و كارايي دستگاه هاي دولتي، ثبات مقررات دولتي، ميزان فساد اداري (رانت خواري، نابرابري فرصت ها، انحصارگرايي و...)، شفافيت معاملات، اقتدار نظام قضايي، رسانه ها و احزاب آزاد و مستقل، حمل و نقل، فناوري اطلاعات و ارتباطات، سيستم مالي و بانكي، چگونگي اعطاي يارانه و كمك و... .
پس از آشنايي با عوامل مؤثر در افزايش بهره وري، بايد ديد كه چگونه مي توانيم از اين عوامل براي افزايش بهره وري استفاده نماييم. بهترين رويكرد براي افزايش بهره وري، يك رويكرد سه شاخه اي تركيبي است كه بر: انباشت (جذب) سرمايه و سرمايه گذاري؛ توسعه منابع انساني؛ و نوآوري هاي فناوري، تمركز نمايد. برخي از راهبردهاي مؤثر براي رسيدن به اين هدف، عبارت اند از:
1. بهبود اثر بخشي منابع انساني از طريق آموزش؛
2. بهبود فرايند توليد از طريق اتوماسيون (جايگزيني ماشين به جاي دست)؛
3. بهبود طراحي توليد از طريق ايجاد توليدات آسان براي يكپارچه كردن (مونتاژ)؛
4. بهبود تسهيلات توليد.
از نگاه تئوريك، رشد بهره وري نيروي كار، با دو منبع رشد سرمايه سرانه» و ارتقاي بهره وري كل عوامل»، رابطه مستقيم دارد. شاخص بهره وري كل عوامل توليد»، بيانگر متوسط توليد به اِزاي هر واحد از كل منابع توليد است. اين شاخص، بيانگر برايند تحولات بهره وري نيروي كار و سرمايه است. شاخص بهره وري كل عوامل توليد، وضعيت اقتصاد كشور را از نظر استفاده بهينه از منابع نشان مي دهد.
بهبود بهره وري كل عوامل توليد، مي تواند در نتيجه عواملي مانند: مديريت بهتر منابع توليد (شامل تخصيص بهينه منابع و استفاده بهتر از منابع و امكانات موجود)، افزايش سرمايه انساني (شامل ارتقاي سطح بهداشت و سلامت و افزايش سطح آموزش و مهارت نيروي كار)، افزايش انگيزه نيروي انساني براي كار بيشتر و بهتر، اصلاح ساختار سِني و جنسي و شغلي نيروي كار، خلاقيت و نوآوري و پيشرفت فناوري، رخ دهد.
عوامل مؤثر در بهره وري و زمان
مشخص است كه تمام عوامل مؤثر در افزايش بهره وري (دروني و بيروني)، به يك اندازه و در يك زمان نمي توانند باعث افزايش بهره وري شوند؛ چرا كه بعضي اثر كوتاه مدت دارند و بعضي ديگر در بلندمدت جواب مي دهند و باعث افزايش بهره وري مي شوند. به طور كلي، عوامل مؤثر بر بهره وري را از نظر زمان عملكرد، به دو دسته: 1. عوامل كوتاه مدت و 2. عوامل بلندمدت، تقسيم مي كنند.
عوامل كوتاه مدت در بهره وري، غالباً به ميزان انگيزه پرسنل براي كار و بهبود روش ها و سيستم هاي جاري و گردش كار و تغييرات در ميزان فشار كار و نوسانات تجاري بستگي دارد و از عوامل بلندمدت مؤثر بر بهره وري نيز مي توان به ايجاد و توسعه محصولات جديد، معرفي روش هاي توليد جديد، كشف منابع جديد، يافتن كانال هاي جديد بازاريابي و عقلايي كردن ساختار اقتصادي اشاره نمود.
البته موارد بالا مربوط به عوامل دروني مؤثر بر بهره وري هستند. مسلم است كه عوامل بيروني (مانند تغييرات و نوسانات قيمت ارز، مواد خام، اوضاع سياسي و اقتصادي بين المللي، جنگ و تحريم هاي اقتصادي و...) نيز مي توانند در بلندمدت و كوتاه مدت، بهره وري يك جامعه و سازمان را تحت تأثير قرار دهند. به عنوان نمونه، راهبرد بهره ورانه كمپاني خودروسازي تويوتا و به طور كلي خودروسازان ژاپني در مصرف پايين سوخت، باعث ورود خودروسازهاي ژاپني به بازار ايالات متحده امريكا گرديد (عامل دروني)؛ اما بحران نفتي اوايل دهه هفتاد ميلادي (عامل بيروني) هم يكي از بهترين فرصت ها براي تبديل شدن اين مزيت نسبي4 به مزيت بالفعل5 را فراهم آورد و خودروهاي كم مصرف ژاپني را كماكان در بازار پُررقابت امريكا تثبيت كرد، تا جايي كه حتي در سال هاي اخير، توليدكنندگان ژاپني، توانسته اند به عنوان يك رقيب استراتژيك، براي شركت هايي چون: فورد (Ford) و جنرال موتورز (GM) در امريكا مطرح شوند.
نظام هاي ارتقاي بهره وري
بر اساس آنچه گفته شد، مي توان سه نوع نظام كلي را براي افزايش بهره وري در نظر گرفت كه عبارت اند از:
1. نظام هايي كه بر حذف يا كاهش تلفات ناشي از مواد و ماشين، تمركز دارند (بهره وري سرمايه)؛
2. نظام هايي كه بر حذف يا كاهش تلفات ناشي از عملكرد انسان تمركز دارند (بهره وري نيروي انساني)؛
3. نظام هايي كه بر حذف يا كاهش تلفات ناشي از تعامل نامناسب بين انسان، ماشين و مواد، تمركز دارند (بهره وري كل).
گروه اول را نظام هاي سخت افزارمحور، گروه دوم را نظام هاي انسان افزارمحور و گروه سوم را نظام هاي نرم افزارمحور مي گويند.
براي ارتقاي بهره وري، قبل از هرچيز، بايد عوامل مؤثر بر بهره وري را به خوبي شناخت.
موانع بهره وري
از جمله عواملي كه باعث كاهش ميزان بهره وري در جوامع و سازمان هاي توليدي و خدماتي مي شوند، مي توان به موارد زير، اشاره نمود:
1. انعطاف ناپذيري بازار كار به دليل ناكارآمد بودن قوانين و مقررات ناظر بر بازار كار،
2. پايين بودن سرعت جابه جايي نيروي كار، به واسطه عدم توسعه كمي و كيفي مراكز كاريابي و فقدان شبكه سراسري كامپيوتري ـ اينترنتي اطلاعات بازار كار،
3. نبود ارتباط بين توسعه نظام آموزشي و نيازهاي بازار كار و عدم انطباق بين شغل و مهارت نيروي كار،
4. نبود ارتباط بين ميزان دستمزدها و سطح بهره وري،
5. وجود نيروي كار مازاد در برخي از فعاليت هاي دولتي و خصوصي و پايين بودن انگيزه نيروي كار براي كار بيشتر و مفيدتر، 6. فقدان روحيه نوانديشي، نوآوري، افزايش مهارت ها و كارآموزي،
7. پايين بودن دانش تخصصي مديران و شيوه ناصحيح انتخاب مديران و عدم ارزيابي آنها،
8. عدم تخصيص بهينه منابع و عدم درك صحيح مديران و قانون گذاران درخصوص اهميت محدوديت منابع و ضرورت استفاده بهينه از آنها، به ويژه در مورد سرمايه،
9. پايين بودن توان رقابتي بنگاه ها،
10. وجود پيچيدگي در قيمت هاي عوامل توليد (نيروي كار، سرمايه و انرژي)،
11. فرسودگي برخي از تجهيزات، ماشين آلات و امكانات سرمايه اي،
12. پايين بودن سطح دانش فني و وجود فاصله زياد با سطح جهاني،
13. كُند بودن فرايند خصوصي سازي و وجود انحصارات،
14. تعداد زياد طرح هاي عمراني نيمه تمام و طولاني شدن دوره اتمام آنها.
بهروري در جهان امروز
در جهان امروز، چنان كه ذكر شد، بهره وري به عنوان عامل اساسي توسعه، مد نظر رهبران سياسي، مديران، صاحبان صنايع و به طور كلي همه كساني است كه خواهان پيشرفت و توسعه هستند؛ اما نوع نگاه به بهره وري در جهان امروز با نگاه به مفهوم سنتي آن ـ كه فقط از ديدگاه اقتصادي به آن توجه مي كردـ، تفاوت يافته است شايد مهم ترين تغييرات در اين نوع نگاه را بتوانيم به صورت زير، فهرست بندي نماييم:
ـ گسترش دامنه بهره وري و اندازه گيري آن از بخش هاي صنعتي به خدماتي،
ـ تأكيد گسترده، بر كيفيت بويژه در سنجش بهره وري بخش هاي خدماتي،
ـ تأكيد بر نگرش فرهنگي به بهره وري،
ـ تأكيد بر بهره وري به عنوان بهبود شرايط زيستي،
ـ تأكيد بر نقش گسترده تحقيق و توسعه در بهره وري،
ـ تأكيد بر تأثيرات مفاهيمي چون ICT6 (فناوري اطلاعات و ارتباطات) بر كيفيت زندگي كاري و در نتيجه بر بهره وري.
رابطه كيفيت زندگي كاري و بهره وري
امروزه در بسياري از كشورها بر سرمايه گذاري انساني تأكيد مي شود. سرمايه گذاري انساني و اعتلاي كيفيت نيروي كار، يكي از زمينه ها و راه هاي اصلي و اساسي ارتقاي بهره وري و تسريع رشد و توسعه سازمان هاست.
كيفيت زندگي كاري و بهره وري، با هم داراي يك رابطه مستقيم و دوسويه هستند؛ يعني بهبود يا نقصان در هريك، داراي آثار و نتايج در ديگري خواهد بود.
كيفيت زندگي كاري را مي توان به دو شكل، تعريف كرد:
1. در يك تعريف عيني، كيفيت زندگي كاري» شامل مجموعه اي از شرايط واقعي كار و محيط كار (مانند حقوق و مزايا، امكانات رفاهي، بهداشت و ايمني، مشاركت در تصميم گيري، عدم آلودگي و سر و صداي اضافي در محيط كار، همكاران مناسب و فضاي همگون و...) در يك سازمان است.
2. اما در يك تعريف ذهني و نظري، كيفيت زندگي كاري»، براي هر فرد يا گروهي از افراد با فرهنگ و طرز تلقي مشابه، ويژگي هاي خاص خود را دارد. پس مي توان گفت كه كيفيت زندگي كاري به معناي تصور ذهني و درك و برداشت كاركنان يك سازمان از مطلوبيت فيزيكي و رواني محيط كار خود است.7 به عبارتي، نيروي كار بايد از كار خود، لذت ببرد و نسبت به آن احساس تعلق كند. تنها در اين صورت است كه بهره وري آن نيرو، افزايش مي يابد.
در زمينه كيفيت زندگي كاري، جان والتون، مدلي را ارائه كرده است كه مي تواند در زمينه شناخت بهتر اين مفهوم، مفيد واقع شود. درصد كيفيت زندگي كاري در مدل والتون بسته به عوامل زير است:
1. پرداخت كافي و منصفانه حقوق و مزايا،
2. رعايت عوامل ايمني و بهداشتي،
3. فرصت رشد و امنيت مداوم براي كاركنان،
4. قانون گرايي در سازمان كار،
5. وابستگي اجتماعي زندگي كاري به جامعه و زندگي فردي،
6. حاكم بودن فضاي كلي زندگي بر محيط كار،
7. يكپارچگي وانسجام اجتماعي در سازمان كار،
8. بهبود توانايي هاي انساني.
ذكر اين نكته ضروري است كه فرهنگ هر جامعه، به فلسفه زندگي آن جامعه شكل مي دهد. بنابراين، همان گونه كه كيفيت زندگي براي هر جامعه اي تعريف خاصي دارد، رابطه بهره وري و كيفيت زندگي كاري نيز، با توجه به فلسفه زندگي در جوامع مختلف، اَشكال مختلفي به خود مي گيرد. به طور مثال، ممكن است جامعه اي، زندگي كم تلاش اما با آرامش بيشتر» را به زندگي پُرتلاش و پُرتنش و پُرهيجان» ترجيح دهد و يا برعكس.
يك روش ساده
يكي از روش هاي ساده و اثربخش براي ارتقاي بهره وري كاركنان، با توجه به دو سؤال مهم زير اِعمال مي شود:
1. ايا آنها توانايي لازم براي انجام كار را دارند؟
2. ايا آنها انگيزه لازم براي انجام كار را دارند؟
تنها كارمندي كه هم از انگيزه و هم از توانايي لازم برخوردار باشد، مي تواند بهره وري سازمان خود را افزايش دهد؛ ولي اگر فردي، بدون استحقاق لازم و تخصص كافي براي انجام كاري، ارتقا يافته باشد، علاوه بر اين كه باعث رنجش خاطر و نارضايتي ساير كاركنان شايسته تر مي شود، خود نيز احساس ناامني مي كند و دائماً در دلهره به سر خواهد بُرد كه همه اين موارد، باعث فعاليت كمتر و كاهش بهره وري خواهد شد.
بدون شك، پول، تنها عامل انگيزش افراد نيست؛ اما اگر حقوق كاركنان، خيلي نازل باشد، باعث از بين رفتن انگيزه آنها مي شود. در نتيجه، پاداش مالي، همچنان به صورت يك انگيزش قوي براي آنها باقي مي ماند و بايد توجه داشت كه پاداش هاي پرداختي يا سهيم كردن كارگران در بهره وري كارشان، بايد عادلانه باشد، در غير اين صورت، ممكن است نتيجه عكس بدهد. به عبارت ساده تر، بايد گفت ثمرات و مزاياي حاصل از بهره وري، بايد به طور عادلانه، بين مديران و كاگران، تقسيم شود.
دادن مشاغل جديد يا بهتر به افراد نيز نشان دهنده آن است كه كارفرما، براي موفقيت هاي آنان ارزش قائل است و اين كار، آنها را به كسب موفقيت هاي بيشتر، تشويق مي كند.
از سوي ديگر، بايد به اين نكته هم توجه داشت كه دادن حقوق و مزايا و خدمات رفاهي بيش از حد، باعث ايجاد فرهنگ تنبلي و كم كاري مي شود و در صورتي كه اين گونه تشويق ها بر اساس معيارهاي عملي و مديريت صحيح انجام نگيرد، باعث رواج شارلاتانيزم، چاپلوسي، بدگويي از يكديگر و كلاهبرداري به منظور دستيابي به طبقه اجتماعي بالاتر از نظر اجتماعي و درآمدي در يك سازمان خواهد شد.
اگر هدف جوامع، توسعه و رشد باشد، طبعاً بايد به عوامل بهره وري (بويژه بهره وري منابع انساني كه يكي از اساسي ترين و راهبردي ترين منابع هر جامعه و سازمان است)، بيشتر توجه شود و تلاش براي ايجاد يك زندگي با كيفيت بهتر در سايه تأكيد بر بهره وري بيشتر انجام گيرد.
بنا بر اين، مي توان چنين گفت كه: بهره وري منابع انساني، صرفاً از طريق افزايش حقوق و مزايا و امكانات رفاهي به دست نمي ايد؛ بلكه بهره ور كردن انسان ها در گروه، ايجاد رضايت و افزايش كيفيت زندگي كاري آنهاست كه البته ارتباط متقابل ميان اين دو پديده، به باورهاي مشترك و فرهنگ سازماني مساعد، نياز دارد و البته در شكل گيري اين فرهنگ، مديران و رهبران جامعه و سازمان ها مي توانند بيشترين نقش را داشته باشند.
منابع:
1. مديريت منابع انساني و روابط كار، نگرشي راهبردي، ناصر مير سپاسي، تهران: شروين، 1376.
2. كنكاشي در بهره وري و ارائه الگوي براي اندازه گيري آن در سازمان هاي آموزشي»، سيد محمد ميركمالي و ژاله ميرصنايع، فصل نامه مديريت در آموزش و پرورش، شماره 28 (زمستان 1380).
3. آشنايي با مديريت بهره وري، غلام رضا خاكي، تهران: كانون فرهنگي ـ انتشاراتي سايه نما، 1376.
4. Certo, Samuel c. / 2002/ Modern Management / 9ed / prentice-hall of India /New Delhi
5. Software Development Productivity from; from:www.poppendieck.com/pdfs
6. Concept of Productivity in Service Sector / Jonas Rutkauskas, Eimen Paulavičien/ENGINEERING ECONOMICS. 2005. No 3 (43)
7. Dean Parham/2007/Empirical analysis of the effects of R&D on productivity:
Implications for productivity measurement/OECD Workshop on Productivity Measurement and Analysis
8. Employee motivation. Motivation in the workplace
9. www.accel-team.com/productivity/addedValue_00.htm