در اينجا با استفاده از نظريه اسناد هر مدير مي تواند در سازمان چنين ارزيابي داشته باشد. نظريه اسناد ابزاري است كه به وسيله آن بهتر مي‌توانيم رفتار افراد را در سازمان درك كنيم و علل بروز رفتار افراد را شناسايي كنيم. طبق اين نظريه ما رفتار را مي‌بينيم و بعد علت‌ها را به آن اسناد مي‌كنيم. براساس آن، هنگام مشاهده رفتار يك شخص درصدد برمي‌آييم تا مشخص كنيم كه آيا اين رفتار علت دروني دارد يا علت بيروني. براي مثال، اگر يكي از كاركنان كارش را خوب انجام ندهد، امكان دارد كه مدير او عملكرد ضعيف وي را به حساب عدم توانايي و انگيزش او بگذارد. اين يك نمونه از اسناد دروني است. اما اگر مدير عملكرد ضعيف وي را به حساب مسائل مديريتي و فرهنگ حاكم در سازمان بگذارد، يك نمونه از اسناد بيروني است.
در شروع فرآيند نظريه اسناد ما رفتار را مشاهده مي‌كنيم. سپس آن را بر حسب درجه تطابق(consensus)، درجه تداوم رويه در رفتار(consistency)، و ميزان تفاوت(distinctiveness) ارزيابي مي‌كنيم.
1. تطابق: يعني درجه همانندي رفتار مشاهده شده با رفتار ديگران در همان موقعيت. اگر تطابق بالا باشد، در آن صورت علت رفتار احتمالا بيروني است. اگر اين همانندي در رفتارها پايين باشد، علت دروني دارد. براي مثال، اگر همه افراد يك سازمان پس از ترك شركت علاقه اي به بازگشت به آن ندارند، رفتار مشاهده شده با رفتار ديگران تطابق بالا دارد و علت بيروني است. لذا اين مشكل نتيجه مسائلي محيطي و عوامل مديريتي حاكم است.
2. تداوم رويه در رفتار: يعني ميزان تكرار رفتار مشاهده شده در همان موقعيت. اگر رفتار خاصي چندين بار تكرار شود، تداوم رويه زياد است، احتمالا علت دروني دارد. لذا هر قدر در نوع رفتار، مثلا تاخير، تداوم رويه مشاهده شود، شخص مشاهده‌كننده يا مدير آن را به حساب عوامل دروني يا خود شخص مي‌گذارد. اما اگر شخصي هميشه منظم بوده و به موقع سركار حاضر مي‌شده است ولي يك روز خاصي باتاخير وارد شود، مدير نمي‌تواند بر چسب بي‌انگيز بودن يا تنبلي به او بزند.
3. تفاوت: يعني درجه تفاوت يك رفتار مشاهده شده در موقعيت‌هاي مختلف. آيا فرد در موقعيت‌هاي مختلف رفتارهاي متفاوت خواهد داشت؟ آيا در ساير محيط‌هاي كاري اين رفتار از او مشاهده شده است؟ اگر تفاوت زياد باشد، احتمالا نتيجه‌گيري مي‌شود كه رفتار مشخص مورد نظر علت بيروني دارد. لذا اين مشكل نتيجه مسائلي محيطي و عوامل مديريتي حاكم است.
هر رفتاري كه پيرامونتان از پرسنل ميبينيد اين سه مورد را با خود مرور كنيد. اگر هر سه اين موارد نشان از رفتار بيروني پرسنلتان داشت كمي هم خود را محاكمه كنيد. همه آنچه كه مديران بايد براي حفظ نيروهاي متعهد و توانمند خود داشته باشند، پيدا كردن ديدگاهي جديد و تلاش و همتي مضاعف براي حمايت از آنان است.
منبع:@honaremodiriat