مقدمه
در بحث وظايف مديريت از پنج وظيفه اصلي سخن به ميان آمده است :
1- برنامه ريزي Planning
2- سازماندهي Organizing
3- به كار گماردن Staffing
4- رهبري / هدايت Directhing
5- نظارت / كنترل control
البته غير از تقسيم بندي فوق نويسندگان مختلف تقسيم بنديهايي ديگري نيز ارائه داده‌اند براي نمونه لوترگيوليك وظايف هفت گانه‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌اي به شرح ذيل براي مديريت بيان كرده است :
1- برنامه ريزي Planning
2- سازماندهي Organizing
3- به كار گماردن Staffing
4- هدايت Directing
5- هماهنگ كردن Coordinating
6- گزارش دادن Reporting
7- بودجه بندي Budgeting
او با به كار بردن حروف اول كلمات فوق POSDCORB را ساخته و مورد استفاده قرار داده است.
برخي دانشمندان مديريت موضوع ايجاد انگيزه و نوع آوري را به عنوان دو وظيفه مديريت دانسته و برخي ديگر بودجه بندي ، گزارش دادن و به كار گماردن را جزوء وظايف اصلي مديريت نمي‌دانند و بسياري نيز هماهنگي را به جاي وظيفه مديريت، هدف مديريت به حساب مي‌آورند
برچ در كتاب معروف خود « اصول و تجربه مديريت » مديريت را در چهار عنصر خلاصه مي‌كنند كه عبارتند از برنامه ريزي ، كنترل ، هماهنگي و ايجاد انگيزه .
فايول نيز وظايف پنجگانه اي براي مديريت قائل است كه عبارتند از : برنامه ريزي، سازماندهي ، هدايت ، كنترل و هماهنگي .
با توجه به اينكه هماهنگي بيش از آنكه يك وظيفه باشد، هدف مديريت محسوب مي گردد ؛ مي توان وظايف اصلي مديريت را در پنج عامل برنامه ريزي ، سازماندهي ، تأمين نيروي انساني ، هدايت و كنترل خلاصه كرد.
آنچه مسلم است ، برنامه ريزي بر ساير وظايف مديريت اولويت داشته و مقدم بر آن است. البته همه وظايف مديريت باهم مرتبط هستند ولي در ميان آنها برنامه ريزي از اهميت و اولويت خاصي برخوردار است .در واقع برنامه ريزي وظيفه اساسي و شالوده مديريت است .
توالي وظايف پنجگانه مديريت در شكل زير قابل تجسم است : 

اهميت و ضرورت برنامه ريزي
همانگونه كه عنوان شد در ميان همه وظايف مديريت برنامه ريزي از اساسي‌تر‌ين آنهاست كه مانند پلي زمان حال را به آينده مرتبط مي سازد. به عبارت ديگر برنامه‌ريزي ميان جايي كه هستيم با جايي كه مي‌خواهيم به آن برويم پلي مي‌سازد و موجب مي‌شود تا آنچه را كه در غير آن حالت شكل نمي‌گيرد، پديد آيد.از آنجايي كه همه سازمانها به دنبال آنند كه منابع محدود خود را براي رفع نيازهاي متنوع و رو به افزايش خود صرف كنند. پوپايي محيط و وجود تلاطم‌ در آن، و عدم اطمينان ناشي از تغييرات محيطي بر ضرورت انكار ناپذير برنامه ريزي مي‌افزايد.
پيتر دراكر معتقد است كه ميان موثر بودن (انجام كارهاي درست) و كارآيي(درست انجام دادن كارها) تفاوت است و اين دو در مراحل انتخاب هدفها و آنگاه در چگونگي كسب آنها توأم مي باشد .
تعريف برنامه ريزي
در متون مديريتي گاهي دو واژه planning , programming را به جاي يكديگر به كار مي برند ؛ در حالي كه programming به نوعي برنامه ريزي جزئي تر دلالت دارد. براي برنامه ريزي تعاريف متعددي ارائه شده است ؛ بطوريكه هر يك از نظريه پردازان سعي كرده اند با توجه به زمينه تخصصي خود آنرا تعريف كنند . در ذيل چند مورد از اين تعاريف ارائه شده است :
1- برنامه ريزي عبارت است از تصميم گيري در مورد اينكه چه كارهايي بايد انجام گيرد
2- برنامه ريزي عبارتست از تعيين هدف و يافتن يا پيش بيني كردن راه تحقق آن
3- برنامه ريزي عبارتست تصور و طراحي وضعيت مطلوب در آينده و يافتن و پيش بيني كردن راهها و وسايلي كه رسيدن به آن را فراهم كند.
تعريف نسبتاً جامع‌ديگري از سيريل هودسن :
برنامه ريزي يعني ارائه طريق بر عمليات آينده كه متضمن نتايج معين با هزينه مشخص و دوره زماني معلوم است.
هدف از برنامه ريزي
1- افزايش احتمال رسيدن به هدف، از طريق تنظيم فعاليتها
2- افزايش منفعت اقتصادي از طريق مقرون به صرفه ساختن عمليات
3- متمركز شدن بر طريق دستيابي به مقاصد و اهداف و احتراز از انحراف از مسير
4- مهيا ساختن ابزاري بر كنترل
انواع برنامه ريزي
برنامه ها براي مقاصد متنوعي تنظيم مي‌شوند وبه فراخور هر وضعيت به گونه‌اي متناسب با آن شكل مي‌گيرند لذا دسته بندي ذيل را براي انواع برنامه ريزي عنوان مي‌نماييم :
1- برنامه‌ريزي تخصصي
گاهي با توجه به ماهيت تخصصي برخي از وظايف مديريت براي انجام آنها برنامه‌ريزي مي‌شود. اين برنامه ريزيها را برنامه ريزي تخصصي مي‌نامند كه بر اساس وظايف مديريت در سازمان عنوان مي‌گردد.
الف- برنامه ريزي و كنترل توليد (مديريت توليد): عبارتست از تعيين نيازها و تأمين ابزار و تسهيلات و تربيت نيروي انساني لازم براي توليد محصولات و كالاها با توجه به تقاضاي موجود در بازار و نيازهاي پيش بيني نشده جامعه.
ب- برنامه ريزي نيروي انساني : در اين نوع از برنامه ريزي با تعيين افراد مورد نياز سازمان در سالهاي آينده امكانات و تسهيلات مورد نياز (انتخاب ، آموزش ، ترفيع ، بازنشستگي و ...) تخمين زده مي‌شود. برنامه ريزي نيروي انساني با تهيه نمودار (ساختار) سازماني آغاز مي‌شود و مواردي نظير تهيه نمودار جانشين و ترفيع، تدوين آيين نامه استخدامي و تنظيم برنامه هاي آموزشي ضمن خدمت را در بر مي‌گيرد.
ج- برنامه ريزي مالي و تنظيم بودجه : عبارتست از تعيين ميزان و چگونگي منابع و همچنين تعيين ميزان و چگونگي مصارف مالي به منظور تأمين هدفهاي موسسه و صاحبان و كنترل كنندگان آن مي باشد.
2- برنامه ريزي عملياتي (اجرايي)
برنامه هاي اجرايي براي به اجرا درآوردن تصميمات راهبردي طرح مي‌شوند به عبارت ديگر برنامه هاي اجرايي عبارتند از تصميمات كوتاه مدت كه براي بهترين استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات محيط اتخاذ مي‌گردند.
مراحل برنامه ريزي عملياتي عبارتند از :
الف- تدوين برنامه هاي كوتاه مدت (مانند تنظيم بودجه و زمانبندي)
ب- تعيين معيارهاي كمي و كيفي سنجش عملكرد و ارزيابي هزينه هاي اجراي عمليات
ج- ارزيابي برنامه ها و تعيين موارد انحراف عملكرد از آنها
د- تجديد نظر در برنامه ها و تهيه برنامه هاي جديد.
3- برنامه ريزي راهبردي(استراتژيك)
برنامه ريزي راهبردي در بر دارنده تصميم گيري‌هايي است كه راجع به اهداف راهبردي بلند مدت سازمان مي باشند.دراين نوع از برنامه ريزي مقاصد (مأموريتها) و هدف‌هاي سازمان مشخص و اهداف بلند مدت به هدف هاي كمي و كوتاه كه آن را هدفگذاري مي‌نامند ، تجزيه مي گردد.
همچنين سياستهاي كلي (تدوين و تنظيم خط مشي ها) و برنامه هاي عملياتي طرح‌ريزي مي گردد.
برنامه ريزي راهبردي، آينده را پيش‌گويي نمي‌كند ولي يك مدير را مي تواند در موارد ذيل ياري دهد:
الف- فائق آمدن بر مسائل ناشي از مقتضيات آتي؛
ب- ايجاد فرصت كافي براي تصحيح خطاهاي اجتناب ناپذير؛
ج- اتخاذ تصميمهاي صحيح در زمان مناسب
د- تمركز بر انجام فعاليت هاي ضروري براي رسيدن به آينده مطلوب
ديدگاههاي متداول در برنامه ريزي:
1- برنامه ريزي از داخل به خارج و برنامه ريزي از خارج به داخل
در برنامه‌ريزي از داخل به خارج بركارهايي تمركز مي‌شود كه سازمان در حال‌حاضر انجام مي‌دهد و تلاش مي‌شود تا آنها به بهترين صورت انجام پذيرد. برنامه‌ريزي به اين شيوه تغييرات عمده‌اي را در سازمان ايجاد نمي‌كند، ولي‌ مي‌تواند براي استفاده بهينه از منابع مفيد و موثر باشد.برنامه‌ريزي از داخل به خارج براي بهتر انجام شدن كارهاي جاري صورت مي‌پذيرد و هدف آن يافتن بهترين شيوه انجان كار است.
در برنامه‌ريزي از خارج به داخل ابتدا محيط خارجي بررسي و تحليل مي‌شود و براي استفاده از فرصتها و به حداقل رساندن مسائل ناشي از آن برنامه‌ريزي مي‌گردد.برنامه‌ريزي ازخارج به داخل هنگامي مفيد است كه سازمان بخواهد كاري منحصر به فرد انجام دهد و هدف اين برنامه‌ريزي يافتن فرصتهاي محيطي و استفاده بهينه ازآنهاست.
2- برنامه‌ريزي از بالا به پايين و برنامه‌ريزي از پايين به بالا
در برنامه‌ريزي از بالا به پايين ابتدا مدير مالي هدف‌هاي كلان را تعيين مي‌كند و اين امكان را براي مديران سطوح ديگر فراهم مي‌آورد تا در چهارچوب هدفهاي كلان برنامه خود را تدوين كنند.
در برنامه‌ريزي از پايين به بالا با تدوين برنامه‌هايي شروع مي‌شود كه در سطوح عملياتي شكل مي‌گيرند؛ بدون آنكه به محدوديت‌هاي كلي سازمان توجه شود آنگاه اين برنامه‌ها از طريق سلسله مراتب به بالاترين سطح مديريت ارائه مي‌گردد.
3- برنامه ريزي بر مبناي هدف
در اين نوع از برنامه‌ريزي مهمترين مسائل سازمان تعريف مي‌شود و سپس با مشاركت كاركنان براي هر واحد و قسمت از يك واحد و نهايتاً براي هر فرد شاغل هدفگذاري منظمي انجام مي‌گيرد.برنامه‌ريزي بر مبناي هدف براي تركيب اهداف فردي و سازماني بكار مي‌رود و بر اين عقيده استوار است كه مشاركت توأم رئيس و مرئوس در تبديل اهداف كلي به اهداف فردي ، تأثير مثبتي بر عملكرد كاركنان دارد و تدوين پذيرش دوطرفه اهداف ، تعهد قويتري را در كاركنان ايجاد مي‌كند ؛ تا اينكه سرپرست يك جانبه هدفگذاري كرده، آنها را به زير دستان تحميل كند.
مراحل برنامه‌ريزي بر اساس هدف و نتيجه عبارتند از:
1- تعيين رسالت و ماموريت
2- تعيين نتايج مورد انتظار
3- تعريف شاخصهاي ارزيابي
4- تعريف هدفهاي عملياتي
5- تنظيم برنامه‌هاي عملياتي
6- طراحي سيستم كنترل عمليات
4- برنامه ريزي بر مبناي استثناء
عبارتست از تعيين هدف ، تخصيص منابع و تعيين شاخصهاي عملياتي و واگذاري امور به ابتكار عمل مسئولان واحدها. مديريت عالي سازمان، تنها هنگامي كه انحرافات عملكرد واحدي از برنامه پيش بيني شده، از حد معيني تجاوز كند در امور آن واحد دخالت خواهد كرد. ابزارهاي اساسي و متداول در اين روش عبارتند از: بودجه هزينه‌هاي استاندارد و حسابداري مديريت يا حسابداري مراكز مسئوليت (مراكز هزينه، درآمد، سرمايه‌گذاري)
5- برنامه ريزي اضطراري
عبارتست از پيش بيني و معين ساختن عكس‌العمل‌ها و پاسخ مناسب به حوادث يا شرايط جديدي كه در اوضاع و احوال سارمان ممكن است اتفاق بيفتد.
6- برنامه ريزي اقتضايي
در برنامه‌ريزي اقتضايي «گزينه‌هاي گوناگون قابل اجرا» شناسايي مي‌شوند و در صورتي كه اعتبار برنامه اصلي به دليل تغييرات محيطي، بيش از حد كاهش يابد، يكي از آن گزينه‌ها قابل اجرا خواهند بود .
برنامه‌ريزي مبتني بر انديشيدن پيش از عمل است؛ ولي هر چه محيط برنامه‌ريزي نامطمئن‌تر باشد، احتمال نامناسب بودن مفروضات آغازين با پيش‌بيني‌ها و حتي مقاصد اوليه، افزايش مي‌يابد. در چنين محيط‌هايي بطور مستمر مسائل و رخداداهاي غير منتظره رخ مي‌دهند و در نتيجه، تغيير در برنامه‌ريزي را ضروري مي‌سازند؛ بنابراين بهتر است كه همواره در موقع برنامه‌ريزي‌ها، پيش‌بيني شود كه اگر كارها آنگونه كه انتظار داريم پيش نرفت، چه تغييراتي در برنامه‌ها ايجاد شود يا كدام برنامه‌هاي جايگزين آماده شوند تا مدير با مشكل مواجه نشود.
به عبارت ديگر هنگامي كه بحراني در نقاط پيش بيني شده بروز كند كه حاكي از بي اعتباري برنامه باشد، با استفاده از برنامه ريزي اقتضايي امكان اقدام سريع فراهم مي‌آيد.
گامهاي برنامه ريزي :
با توجه به تعاريف ارائه شده از برنامه ريزي بايد گامهايي برداشت كه پاسخگوي سوالات زير باشد :
1- كي 2- چه وقت 3- چرا 4- كجا
5- چه 6- كدام 7- چطور
بنابراين گامهايي را كه در برنامه ريزي بايد برداشت به شكل مرحله اي فرآيند زير را طي مي نمايد:
مراحل عمده برنامه ريزي
كونتز،ادانل و وايهريخ در كتاب مديريت ، مراحل برنامه‌ريزي را به صورت زير آورده‌است:
1-آگاهي از فرصتها (مسائل و نيازها)
2-تعيين اهداف كوتاه مدت
3- تعيين مفروضات
4-تعيين گزينه‌هاي مختلف
5-ارزيابي گزينه‌هاي مختلف
6- انتخاب يك راه
7-فرموله‌كردن برنامه‌هاي فرعي
8-كم�'ي كردن برنامه‌ها به وسيله بودجه‌بندي
بطوريكه ملاحظه مي‌شود برنامه‌ريزي يك جريان مداوم در جهت پيشرفت فعالي�'تها براي حصول هدفها و مقاصد از پيش تعيين شده است . از نتايج برنامه‌هاي اجرا شده نقاط ضعف و انحرافات و همچنين نقاط قوت و جنبه‌هاي مثبت بايد به منظور رفع نقايص و بهبود عمليات در آينده استفاده نمود .
برنامه‌ريزي موثر
توجه به موارد ذيل موجب موثر بودن برنامه‌ريزي مي‌گردد :
1- برنامه‌ريزي منطقي بايد داراي‌ مدت زماني باشد كه بتواند تكافوي انجام تعهدات ناشي از تصميمات امروزي ما را بكند
2- همه افراد درگير، درك صحيحي از برنامه و چگونگي اجراي آن داشته باشند
3- وجود همفكري و همكاري در امور برنامه‌ريزي
4- ايجاد شرايط مناسب براي برنامه‌ريزي از سطوح بالاي سازمان
5- شروع برنامه‌ريزي از سطوح بالاي سازمان و سازمان يافته باشد.
محاسن برنامه‌ريزي
برنامه‌ريزي در هر سازمان محاسن زيادي دارد كه مهمترين آنها به شرح ذيل است :
1- تحقيق اهداف سازمان
2- برنامه‌ريزي ، به ايجاد فرصت براي اجراي تصميمها كمك مي‌كند
3- برنامه‌ريزي به اجراي منظم طرحها و تحقق اهداف سازمان كمك مي‌كند
4- برنامه‌ريزي عامل تطبيق رشد سريع فن‌‌آوري محيط با سازمان
5- برنامه‌ريزي موجب تسريع رشد ا قتصادي در سطح كلان مي‌شود
6- برنامه‌ريزي مالي و بودجه‌بندي، ابزاري براي كنترل فعاليتها محسوب مي‌شود.
7- برنامه‌ريزي به تقويت روحيه كار گروهي كمك مي‌كند و به افزايش كارآيي سازمان مي‌انجامد
محدوديتهاي برنامه‌ريزي(محدوديتها و معايب)
با وجود محاسن زيادي كه برنامه‌ريزي دارد ، محدوديتهايي را نيز به همرا دارد كه عبارتند از :
1- برنامه‌ريزي مستلزم صرف هزينه و وقت است
2- سازمانهاي كوچك نمي‌توانند به علت عدم توان مالي و فرصت كافي به نحو مطلوب برنامه‌ريزي كنند
3- برنامه‌ريزي ، مستلزم ايجاد محدوديتهايي است كه در كوتاه مدت حركت را در سطوح متعدد سازمان ، كند و مشكل مي‌سازد
4- برنامه‌ريزي ، بيشتر مبتني بر پيش بيني بر اساس حدس و گمان و احتمالات است و كمتر بر اساس اطلاعات قطعي انجام مي‌گيرد (پس بايد قبل از برنامه‌ريزي به دنبال شناخت وضعيت موجود سازمان باشيم)
دامهاي مهم برنامه‌ريزي موفق :
در برنامه‌ريزي موفق ، بر سر راه مدير عالي سازمان، دامهايي هست كه اگر دقت نكند در آن گرفتار خواهد شد و منجر به شكست برنامه‌هايش مي‌شود عمده ترين اين دامها عبارتند از :
1- تفويض كردن وظيفه برنامه‌ريزي توسط مدير عالي به ديگران (بگونه‌اي كه مديريت عالي درگير نباشد)
2- درگير شدن مديريت عالي در مسائل جاري (روزمرگي) و عدم وقت كافي براي برنامه‌ريزي
3- كوتاهي درامرتدوين و تعريف اهداف(به صورت واضح)
4- كوتاهي در امر درگير ساختن مديران اجرايي مهم در فراگرد برنامه‌ريزي
5- عدم استفاده از برنامه‌ها به مثابه معيار واقعي ارزيابي عملكرد مديران
6- كوتاهي در امر ايجاد و تقويت جو�' موافق و حامي برنامه‌ريزي
7- مجزا پنداشتن فراگرد برنامه‌ريزي از ساير جنبه‌هاي فراگرد مديريت (مثلاً اطلاعات و ...)
8- استفاده از طرحها و برنامه‌هاي پيچيده و انعطاف ناپذير كه مانع نوآوري سازمان مي‌شود
9- عدم ارزيابي و بازنگري برنامه‌هاي بلند مدت رؤساي بخشها و مديران توسط مديريت عالي
10- تمايل مديريت عالي به اخذ تصميم‌ها برمبناي احساسات و بينش خود
تعريف برنامه :
- برنامه عبارت است از تعيين هدف كوتاه مدت و راه رسيدن به آن؛
- برنامه عبارت است از تعهد براي انجام يك سري عمليات به منظور تحقق هدف
انواع برنامه‌ها :
1- مقاصد/ ماموريتها Purposes/Missions
2- اهداف ives
3- راهبردها strategies
4- سياستها (خط مشي) politics
5- رويه‌ها procedures
6- روشها Methods
7- مقررات و آئين‌نامه‌ها (دستورها) Rules
8- برنامه‌ها (طرحها) Programes
9- بودجه Budgetings
1- مقاصد/ ماموريتها
مقاصد بيانگر فسلفه وجودي سازمان بوده كه متاثر از خواست اجتماعي است به عنوان مثال مقصد دانشگاهها پرورش نيروي انساني است.
ماموريتها بيانگر جهت‌دار بودن مقاصد است براي مثال دانشگاهي مقصد روش نيروي انساني را در حوزه علوم انساني و دانشگاهي در حوزه پزشكي انجام مي‌دهد و يا حتي از نظر جنسيتي و مقاطع ممكن است ماموريت دانشگاهها در پرورش نيروي انساني متفاوت باشد.
ماموريتهاي يك سازمان نيازمند به ويژگي‌هاي خاصي به شرح ذيل است:
1- شرح ماموريت بايد مفهوم و روشن باشد.
2- ماموريتها بايد روحيه تعهد و ايثار و علاقه مديران و كاركنان را جلب كند.
3- در ماموريتها بايد هم افزايي يا هم نيرو زايي باشد يعني نتيجه تركيبي آنها بيشتر از مجموع اجزاي آن باشد.
4- در تنظيم ماموريتها از خلاقيت و نوع‌آوري كاركنان بويژه دريافتن راه حلها استفاده شود.
5- اهداف دوربرد بايد منشاء ضوابط و اصول كلي سازمان باشد.
2- اهداف
هر سازماني نياز به يك بيانيه روشن از هدفهاي خود دارد تا بتواند آن را مبناي همه برنامه‌ريزي‌هاي خود قرار دهد و ميزان كارآيي تصميمات اتخاذ شده را براساس آن اندازه‌گيري كند. انجام برنامه بدون رعايت اهداف سازماني موجب پراكنده كاري مي‌شود. بنابراين هدف عبارت است از بيان نتايج مورد انتظار، شامل كار مشخص و قابل اندازه‌گيري در يك محدوده زماني خاص و با هزينه‌اي معين.
عواملي كه در تعيين هدف بايد به آنها توجه شود عبارتند از:
الف) نتيجه مورد انتظار قابل اندازه‌گيري باشد.
ب) چگونگي انجام كار مشخص باشد.
ج) محدوده زماني كه كار بايد در آن صورت بگيرد.
د) حداكثر هزينه بر حسب واحد پول يا كار و يا هر دو.
3- راهبردها (استراتژيها)
راهبرد، الگويي براي پاسخ سازمان به محيط اطرافش در طول زمان مي‌باشد. در واقع راهبردهاي يك سازمان عامل عمده‌اي جهت نيل به اهداف سازمان در شرايط عدم اطمينان و رقابت محيطي است. تعاريف زير عمومي ‌ترين كاربردهاي اين واژه‌ را بيان مي‌كند.
الف) طرحهاي مربوط به هدفهاي يك سازمان و تغييرات آن، منابع به كار گرفته شده براي رسيدن به اين هدفها و خط مشي‌ها مربوط به تامين ، استفاده يا عدم استفاده از اين منابع.
ب) تعيين هدفهاي بلند مدت يك سازمان، مشخص كردن دوره‌هاي عمليات و تخصيص منابع لازم براي دستيابي به اين هدفها.
پس استراتژي عبارت است از ارائه تصويري از آنچه موسسه مي‌خواهد با استفاده ازنظام هدفها و خط مشي‌هاي عمده به آن برسد. به اين ترتيب در استراتژيها دقيقاً مشخص نمي‌شود كه موسسه چگونه مي‌خواهد به هدفهايش دست يابد. زيرا چگونگي دستيابي به اين هدفها در طرحهاي متعدد كلي و جزئي و پشتيباني در نظر گرفته مي‌شود.
4- خط مشي‌ها ( سياستها)
خط مشي معمولاً براي تعيين بهترين انتخاب در زندگي شخص يا سازماني به كار مي‌رود. خط مشي‌ها برنامه‌هايي هستند كه تصميمات كلي را در بر مي‌گيرند و به عنوان راهبر يا راهنما يا چارچوب تفكر و يا انديشه در تصميم‌گيري بكار مي‌روند. سياست يا خط‌مشي، يك برنامه عمومي عملي است؛ به بيان ديگر، نحوه اجراي هدف را بيان مي‌كند و حوزه رفتار مسئولان اجرايي سازمان را تعيين مي‌كند و در عين حال وسيله‌اي موثر براي كنترل عمليات است. خط مشي، راهنما و حدودي است كه تصميمهاي آتي، بايد در محدوده آن اتخاذ و معين شوند.
خط مشي بايد از ويژگيهاي ذيل برخوردار باشد:
صراحت و وضوح- قابليت اجرا- انعطاف‌پذيري – جامعيت – هماهنگي – مستدل بودن- متمايز بودن از قوانين – مدون و مكتوب بودن.
5- رويه‌ها
رويه‌ها مشخص كننده شيوه عمليات و نحوه انجام كار هستند. رويه‌ها، يك برنامه زمانبندي شده بري انجام فعاليتهاي آتي هستند، در واقع رويه‌ها فقط تعيين كننده شيوه عمل در سطوح مختلف سازمانند و ممكن است هر سطح از سازمان رويه‌اي خاص خود را داشته باشد. رويه‌، راهنماي واقعي عمل است تا تفكر.
6- روشها
روشها نحوه اجراي جدول زمانبندي رويه‌ها را معين مي‌كنند. روشها، جزئيات دقيق چگونگي انجام فعاليتها را مشخص مي‌كنند. به عنوان مثال در بازرگاني، ابتدا چند كارشناس نسبت به اهميت كالا اظهار نظر مي‌كنند؛ در صورتي كه قيمتها مطابق با قيمتهاي صادراتي باشد آن را بسته‌بندي و صادر كنند؛ اين توالي اقدامات، رويه ناميده مي‌شود و روشها، نحوه انجام اقدامات مذكور را معيين مي‌كند. براي مثال، به منظور صدور كالاها مي‌توان از روشهاي ارسال با هواپيما، كشتي يا قطار استفاده كرد.
7- دستورها (مقررات و آيين نامه‌ها)
مقررات و آيين نامه‌ها لزوم اقدام يا عدم اقدام مشخص را به صورت لازم الاجرا تعيين مي‌كنند و هيچگونه اعمال نظر مشخص را اجازه نمي‌دهند.مقررات ساده‌ترين نوع برنامه‌ها مي‌باشند. از لحاظ تفاوت، مقررات و خط مشي‌ها با هم فرق دارند مقررات بدون ترتيب زماني معين انجام عمليات را راهنمايي مي‌كنند در حاليكه‌، خط مشي‌ها يا روشهاي انجام كار ممكن است عامل زمان را در توالي انجام كار دخالت دهند. در حقيقت خط مشي‌ها به مديران حق انتخاب مي‌دهند ولي مقررات بايد بطور دقيق اجرا شوند و به اين ترتيب از آزادي عمل مدير مي‌كاهد.
8- برنامه‌ها (طرحها)
برنامه‌ها مجموعه‌هايي هستند از هدفها، خط مشي‌ها، روشها، و... براي اجراي يك كنش شناخته و معلوم. برنامه‌ها به گونه معمول با بودجه و اعتبار مالي پشتيباني مي شوند. گاهي اجراي يك برنامه مستلزم اجراي چند طرح كمكي ديگر است. علاوه بر اين تمام برنامه‌ها بايد بصورتي هماهنگ و زمانبندي شده و بر اساس اولويت و توالي منطقي به مورد اجرا گذاشته شوند. زيرا هر گونه شكست در اجراي هر يك از طرحهاي كمكي علاوه بر اينكه هزينه‌هاي زائدي به بار مي‌آورد، سبب به تعويق افتادن اجراي طرح اصلي خواهد شد.
9- بودجه‌ها
بودجه‌ها برنامه‌هايي هستند كه ميزان درآمد و هزينه‌ مورد انتظار براي يك دوره زماني معين را مشخص مي‌كنند. به عبارت ديگر بودجه صورت مالي نتايج مورد انتظار در غالب اعداد و ارقام است؛ بودجه به عنوان تدابيري براي كنترل نيز به شمار مي‌رود؛ بودجه يك وسيله زيربنايي براي برنامة‌ريزي در بسياري از موسسات است.
بنابراين بودجه نوعي برنامه است كه در قالب آمار و ارقام بيانگر تعهدات سازمان مي‌باشد. بودجه انواع متعددي دارد؛ برخي از بودجه‌هاي بر اساس ميزان بازدهي سازماني تغيير مي‌كند كه به آنها بودجه متغير يا قابل انعطاف‌پذيري مي‌گويند.
سازمانيها دولتي اغلب از بودجه‌ها برنامه‌اي كه در آنها هدفها، جزئيات برنامه براي رسيدن به هدفها و برآورد هزينه هر برنامه مشخص شده استفاده مي‌كنند.
نوع ديگري از بودجه كه در واقع تركيبي از بودجه متغير و بودجه برنامه‌اي است، بنام بودجه بر مبناي صفر كه در اين روش از بودجه‌بندي فرض مي‌شود كه برنامه‌ها از مبناي صفر شروع مي‌شوند.
دوره (مدت ) برنامه‌ريزي
يكي از سوالات مهمي كه در برنامه‌ريزي مطرح مي‌شود اين است كه آيا برنامه بايد كوتاه مدت، ميان مدت يا بلند مدت تنظيم شوند؟ چگونه مي‌توان برنامه‌هاي كوتاه مدت را با برنامه‌هاي ميان مدت و بلند مدت هماهنگ كرد؟ در بعضي موارد ممكن است برنامه‌ريزيها هفتگي يا چندماهه و يا چند ساله باشند. اين پرسشها افقهاي چند گانه برنامة‌ريزي را روشن مي‌كنند.

منبع: دوماهنامه توسعه انساني پليس