از يك مثال ساده شروع مي كنم . هر كس در يك شركت تنها مي تواند كارش را به بهترين نحو انجام دهد . اگر تصميم گيري ها در سازمانها بر مبناي اطلا عات واقعي باشد تا بر مبناي بهترين حدسيات و يا اينكه چگونه در گذشته آن كار را انجام مي داده اند، كارها به درستي پيش نخواهد رفت . در اين باره نياز به مستندات است، مستندات از همه عوامل يك سازمان، مجموع اين مستندات و آمارها است كه مانع از سعي و خطا مي گردد . چه اتفاقي رخ مي داد اگر هر چه كه فروشندگانERP وCRM و اكنونBI به شما وعده مي دهند را، مي داشتيد؟ يعني وعده دسترسي فوري به همه داده هاي موجود در شركت و سازمان شما با داشبوردهاي ديجيتالي و شاخص هاي عملكرد موردنياز تا سازمان خود را اداره كنيد . چه اتفاقي رخ مي داد اگر مي توانستيد بينهايت كاوش در اجزا در داده هاي موجود و از منظرهاي متفاوتSlice & Dice) به عمل تجزيه اطلا عات به بخش هاي كوچك تر و نمايش آن از منظرهاي متفاوت براي درك بهتر در تصميم گيري ها گفته مي شود . ) مي نموديد بدون اينكه لا زم باشد بدانيد از چه سيستمي تا سطح Transaction (تراكنش ها)، اين داده ها مي آيند كارتان را بهتر انجام مي داديد؟ هوش سازماني به همه شركت ها كمك مي كند تا از طريق گزارش گيري و تحليل داده ها، عملكرد اثربخش و مطمئن بدون دردسر اضافي و هزينه هاي اجرائي زياد و سعي و خطا به دست آورند ERP . وCRM و ساير سيستم ها و نرم افزارها، عوامل حياتي براي اداره سازمانها و شركت ها هستند . متاسفانه هنگامي كه اين سيستم ها، تراكنش ها و تعاملا ت داده ها را خوب اجرا مي كنند، در برابر گزارش گيري تحليل و دسترسي به داده ها كم مي آورند، بهبود و قابليت هاي تحليل و گزارش گيري شركت ها جز اولويت هاي مديران ارشد مالي(Chief Financial Officer (CFO در سال ۲۰۰۵ قرار گرفت .
BI وعده بزرگ و عجيبي را به رهبران شركت ها مي دهد:
دسترسي فوري به همه اطلا عات، كه در فرمت قابل استفاده به آن نياز داريد . نه تنها افراد و كارمندان سازمانIT بلكه همه مديران و تصميم گيران، مي توانند از آن استفاده كنند . اغلب بسياري از افراد فكر مي كنند كه اين وعده عملي نخواهد شد آيا واقعا اينطور است؟
امروزه با اطمينان كامل مي توان ادعا كرد كه استفاده از راه حلBI مي تواند قدرت رقابت پذيري يك سازمان را افزايش دهد و از ديگر سازمانها متمايز نمايد . اين راه حل اين امكان را به سازمانها مي دهد تا با بكارگيري اطلا عات موجود از مزاياي رقابتي و پيشرو بودن بهره برداري نمايند . اين راه امكان درك بهتر تقاضاها و نيازمندي هاي مشتريان و مديريت ارتباط با آنان را ميسر مي سازد . اين راه حل اين امكان را به سازمان مي دهد تا بتواند تغييرات مثبت يا منفي را مانيتور كنند . امروزه سازمانهاي پيشتاز صحبت ازERP وCRM و . . . . نمي كنند، رويكرد سازمانها به سمتBI است . آنها به دنبال بهينه سازي فرآيندها از طريق ارزيابي و بهبود عملكرد خود و زيرمجموعه هاي وابسته به خود مي باشند . امروزه افزايش كارايي عملكرد آنچه كه سرمايه گذاري شده، اهميت بيشتري پيدا كرده است .
در يك دهه گذشته بسياري از سازمانها سرمايه گذاري هاي بسياري را روي تكنولوژي اطلا عات اعم از نرم افزار و سخت افزار كرده اند . در اقتصاد امروزه كه هزينه ها بايد كاهش يابد، سازمانها و شركت ها از خود مي پرسند: «چه مقدار تا كنون براي تكنولوژي سرمايه گذاري كرده ايم؟» و اينكه «از اين سرمايه گذاري چه سودي برده ايم؟» امروزه در كشورهاي پيشرو و توسعه يافته سرمايه گذاري درBI در حال افزايش است . تحقيقات فارستر در سال ۲۰۰۳ از ۸۷۷ سازمان (كوچك و بزرگ) و تصميم گيرندگان در حوزهIT نشان مي دهد كه از رشد سرمايه گذاري ۹/۱% در زمينهIT برخوردارند ولي ۴۵% آنها نياز به خريد ابزارهايBI را دريافته اند و براي آن اقدام مي كنند . چرا؟ دو دليل عمده وجود دارد كه چرا صنايع و سازمانها بهBI علا قه مند شده اند . اول عصر اطلا عات، دوم مسائل اقتصادي .
در عصر اطلا عات، كسي كه اطلا عات دارد، داراي قدرت است . هر سازمان و شركتي كه از اين قدرت برخوردار باشد در صنعت و حرفه خود در مقايسه با رقباي خود متمايز و ممتاز مي شود . سازمانها و شركت ها، امروزه با سرعت حركت و تغيير مي كنند . اخذ اطلا عات صحيح در زمان صحيح اساس و پايه اين سازمانها است . دليل ديگر استفاده ازBI اقتصاد است . بقاي سازمانها و شركت ها در توفان اقتصاد رقابتي امروز بر دو محدوده متمركز شده است .
در سازماني كهBI در آن بكار گرفته مي شود، مديران مي توانند اطلا عات هزينه ها را از داخل سازمان استخراج نمايند و بدانند كه هزينه ها چه هستند و تصميم هايي براي كاهش و حذف آنها بگيرند . تغييرات آينده را پيش بيني كنند و براي مسائل خود راه حلي مناسب داشته باشند . به منظور افزايش درآمد، شركت ها بايد علا وه بر افزايش فروش خود، مثلا مشتريان فعلي خود را حفظ كنند . حفظ مشتريان اغلب كاري بسيار پسنديده است . اما بايد بدانيم اغلب كدام مشتري سود بيشتري عايد مي كند . معمولا ۲۰ درصد از مشتريان ۸۰ درصد سود شركت را تامين مي كنند . شركت ها بايد ابتدا مشترياني كه سود بيشتري را عايد مي سازند، حفظ نمايند . بايد بدانيدBI كاربرد بسياري در اين بخش نيز دارد . گام بعدي تجزيه و تحليل رفتار بازار، فروش و مشتريان پرسودده هستند . اين دانش به مديران كمك مي كند تا چگونه مشتريان خود را مديريت نمايند . براي جلب نظر مشتريان ممكن است پارامترهاي كانال هاي هزينه اي، فروش عمده به مشتريان و يا تغيير در حاشيه سود و . . . . مدنظر قرار گيرد . نكته مهم اينست كه رفتارها با مشتريان يكسان نيست و هر مشتري يا گروهي از مشتريان روابط خاص خود را خواهند داشت . سرانجام، اينكه علا وه بر مشخصه هاي اطلا عاتي فوق ساير اطلا عات مديريتي براي تصميم گيري در سازمانها نيز وجود دارد كه نياز به تحيلي براي تصميم گيري دارد، مثل اطلا عاتي در حوزه ماموريت اصلي سازمان و يا شركت، اطلا عات منابع انساني، اطلا عات توليد و ساخت، اطلا عات خدمات ارائه شده و . . . تكنولوژيBI راه حلي براي بكارگيري اين اطلا عات و ايجاد هوشمندي در مديران مي باشد كه آگاهانه تصميم گيري نمايند و تصميم آنان مبني بر واقعيات و درك آگاهانه آنان از تغييرات فعلي و آتي و استفاده از سوابق در سازمان باشد .
فرآيندBI در سازمانها و شركت ها يك فرآيند پويا و تعاملي است . اين فرآيند با يك سوال شروع مي گردد و پاسخ هاي سئوالا ت در يك حلقه تكرار فراهم مي شود . اين پاسخ ها امكان تصميم گيري براي مديران را فراهم مي كند .
مرحله برنامه ريزي و هدايت در ابتدا و انتهاي فرآيندBI عمل مي كند . در شروع متعاقب درخواست هاي مديران تصميم گير و سئوالا ت از سيستم با فرمول كردن سئوالا ت، برنامه ريزي براي پاسخ به سئوالا ت شروع خواهد شد .
در اين مرحله اطلا عات از كليه پايگاه هاي اطلا عاتي ( منابع اطلا عاتي) جمع آوري خواهند شد . داده هاي جمع آوري شده از داده هاي خام هستند و آگاهي يا دانشي را به استفاده كننده اضافه نخواهند كرد . اين داده ها مي بايست پردازش و پالا يش شوند در غير اينصورت هيچ نقطه روشني در آنها ديده نمي شود .
در اين مرحله داده هاي جمع آوري شده مجتمع خواهند شد، روابط بين آنها شناسايي و آناليز شده و در نهايت قابل استفاده خواهند گرديد . اين مرحله شامل مراحل استخراج اطلا عات، تبديل اطلا عات و بارگذاري اطلا عات(Load) مي شود .
در اين مرحله با استفاده از تكنيك هاي پيشرفته از داده هاي مجتمع شده، هوشمندي ايجاد مي گردد . سيستم در انتهاي اين مرحله پاسخ هوشمندانه اي به سئوالا ت مديران خواهد داد . اين پاسخ در قالب ارائه گزارشات، جداول و نمودارها منتشر مي گردد و امكان تغيير سئوال و يا بررسي موضوع از زواياي ديگر منجر به تكرار چرخه فرآيند فوق خواهد شد . شكل زير جزئيات فرآيندBI را نشات مي دهد .
در شرايط فعلي در پاسخ به نياز مديران شركت ها و سازمانها، ضرورت ايجاد يك پلا ت فرم هوش سازماني وجود دارد . اين سازمانها و شركت ها با استفاده از نرم افزارهاي طراحي شده بر پايهBI مي توانند اثربخشي استفاده از ساختارهاي اطلا عاتي موجود را در راستاي اهداف خود افزايش دهند و اطلا عات از حالت عملياتي و محدود شدن به استفاده در لا يه هاي اجرايي سازمان براي استفاده مديران سازمان توسعه يابند . اين ابزارها مي توانند براي همه اطلا عات و داده هاي توليد شده در سازمان مورد بهره برداري قرار گيرند . اين موضوع را بايد بدانيد كه ابزارهاي گزارش گيري از كارآيي لا زم براي مديران برخوردار نيستند . اين ابزارها معمولا در محدوده سيستم هاي عملياتي بكار گرفته مي شوند و مديران استفاده موثري از آن نخواهند كرد . استقرار پلا ت فرم هوش سازماني(BI) در شركت ها و سازمانها و استفاده از يك ابزار قوي راه حل ضروري براي آنها است . در شماره هاي بعدي با اينگونه ابزارها بيشتر آشنا خواهيد شد .
منبع:آفتاب