خيلي از مواقع جملاتي نظير "همين ديروز به من خبر دادند"، "تازه از سفر برگشتم و خيلي خسته ام" يا جملات مشابه را در كنفرانس ها يا جلسات ارائه شنيده ايد. نكته اين جا است كه براي مخاطبين اصلا مهم نيست كه شما خسته ايد يا نه، آنها آمده اند بهترين شما را ببينند. اگر واقعا آمادگي نداريد خيلي راحت جلسه را لغو كنيد، يا قرصي، قهوه اي، چيزي ميل كرده و سپس به جلسه ي ارائه برويد.
۲. هرگز نگوييد: بعدا به اين موضوع بر مي گرديم!
اگر مخاطبين شما مشتاقانه خواهان تعامل با شما هستند، و از شما سوالي مي پرسند، يا خواهان توضيح در مورد مطلب خاصي هستند، از اين موقعيت استثنايي استفاده كنيد. هرگز نگوييد "در اسلايد بعدي به سوال شما جواب مي دهم"، بلكه همان لحظه از موقعيت استفاده كنيد، به اسلايد بعدي برويد و مخاطبين خود را هشيار نگه داريد، و آن ها را به تعامل بيشتر تشويق كنيد.
۳. هرگز نگوييد: صداي مرا مي شنويد؟ يك دو سه... يك دو سه!
خيلي از مردم اين گونه صحبت شان را شروع مي كنند. تق تق روي ميكروفون مي زنند تا چك كنند صدا درست است يا خير. اساسا اين چك كردن صدا وظيفه ي شما نيست. شما كار خودتان را بكنيد. اگر صدا مناسب نبود، آرامش خود را حفظ كرده، با خودتان تا سه بشماريد، دوباره شروع كنيد. در اغلب موارد مشكل در همين مرحله حل مي شود. اگر مشكل همچنان وجود داشت، به آرامي به كنار صحنه برويد و از مسئول صدا پيگيري كنيد. برگرديد، به مخاطبين تان لبخند بزنيد و با اعتماد به نفس تمام منتظر حل مشكل بمانيد.
۴. هرگز نگوييد: من شما را نمي بينم، نور خيلي شديد است!
بله، خيلي مواقع از شدت نور سالن شما مخاطبين خود را درست نمي بينيد. اما اين مسئله ربطي به مخاطبين تان ندارد، و اساسا براي شان مهم نيست كه شما مي بينيدشان يا نه. پس به همان تاريكي خيره شويد، لبخند بزنيد و كارتان را انجام دهيد، و يا اگر دوست داشتيد قدم زنان به سمت مخاطب حركت كنيد تا بهتر او را ببينيد. اگر شدت نور خيلي آزاردهنده است، دستان خود را از جلوي چشمان تان برداريد و محترمانه از مسئولين سالن بخواهيد به موضوع رسيدگي كنند.
۵. هرگز نگوييد: از آنجا اسلايدها خوانا هست؟!
طبق يك قانون نانوشته، بهتر است فونتي كه استفاده مي كنيد، دو برابر سن مخاطبين تان باشد! به طور مثال اگر اكثر آن ها 30 سال دارند، فونت 60 ايده آل است.
۶. هرگز نگوييد: بگذاريد اين قسمت را بلند براي تان بخوانم!
قرار دادن متن زياد بر روي يك اسلايد، به طوري كه مخاطبين تان براي خواندن آن وقت زيادي صرف كنند، به خودي خود كار بسيار اشتباهي است. حال تصور كنيد كه شما براي آنها بلند از روي اسلايد بخوانيد! اين حتي از اولي هم بدتر است. سعي كنيد متن هر يك اسلايد هايتان از چند كلمه تجاوز نكند، و بقيه مطالب را حفظ كنيد، زيرا در غير اينصورت مخاطبين تان شروع به خواندن از روي اسلايد مي كنند و به شما گوش نمي دهند.
۷. هرگز نگوييد: تلفن ها/تبلت ها/ لپ تاپ ها را خاموش كنيد!
ديگر زمان آن گذشته است كه به مخاطبي بگوييد دستگاه هاي خود را خاموش كند. شايد تا چند سال پيش هم اشكال نداشت، ولي الان در دوران ديگري زندگي مي كنيم.
شايد آنها بخواهند بر روي تبلت هاي شان يادداشت برداري كنند، آنچه در سالن مي گذرد را توئيت كنند، صداي تان را ضبط كنند، يا فيسبوك شان را چك كرده، كمي هم بازي كنند! تنها از آنها بخواهيد كه دستگاه هاي شان را روي حالت بي صدا قرار داده و شما هم با تمركز بالا به بهترين شكل ممكن كار خود را انجام دهيد.
۸. هرگز نگوييد: لازم نيست چيزي يادداشت كنيد يا از اسلايدها عكس يگيريد، كل اسلايد ها را در سايت مي گذارم!
خيلي خوب است كه شما كل مطالب ارائه داده شده تان را بر روي سايت قرار مي دهيد يا ايميل مي كنيد، اما بهتر است اجازه دهيد هر كس هر كاري دوست دارد انجام دهد! يادداشت برداري به بسياري از افراد در به خاطر سپردن مطالب كمك مي كند. در ضمن، قرار بر اين است كه اسلايد هاي شما حداقل كلمات و جمله ها را شامل شود. پس اصولا ممكن است به درد مخاطب نخورد.
۹. هرگز نگوييد: جواب سوال تان ساده است، الآن خواهم گفت
كار خيلي خوبي مي كنيد كه به سوالات مخاطب در همان لحظه پاسخ مي دهيد. اما يك نكته مهم نمي بايست فراموش شود، سوال مطرح شده شايد براي شما و فرد سوال كننده واضح باشد، اما براي بقيه حاضرين در جلسه چطور؟ پس بهتر است سوال را تكرار كرده و اندكي پيش زمينه ارائه دهيد، و سپس پاسخ سوال را ارائه كنيد. در ضمن اين كار به شما وقت اضافي براي فكر كردن به پاسخ را خواهد داد.
۱۰. هرگز نگوييد: سعي مي كنم صحبتم كوتاه باشد
بسياري از افراد اين عبارت را مي گويند، و جالب اينكه تقريبا هيچ كدام به آن عمل نمي كنند. لازم به ذكر است كه براي مخاطب اصلا مهم نيست شما صحبتتان را طول مي دهيد يا خير (مگر اين كه از پيش بدانند چيز بي خودي در انتظار آنها است!) آنچه براي شان مهم است، استفاده اي است كه مي توانند از صحبت هاي تان داشته باشند.