حال چنانچه داده هاي مورد نظر را به شيوه اي مربوط و هدفمند در كنار يكديگر قرار دهيم يا زمينه و محيطي خاص براي آن قائل شويم به اطلاعات (Information ) دست يافته ايم. مثلاً عبارت "روز بيستم آبان ۱۳۸۳ تعداد... سهم در بورس تهران معامله شد"، اطلاعاتي است كه حاصل قرار گرفتن داده هاي مربوط و هدف دار مذكور در كنار يكديگر است. از اين رو داونپورت و پروساك معتقدند داده ها زماني به اطلاعات تبديل مي شوند كه ارائه دهنده آن معنا و مفهومي خاص به آنها ببخشد. » اطلاعات همان چيزي است كه تقويت يا تغيير فرايند ادراك را موجب مي شود.

اكنون مي توان به مفهوم دانش پرداخت: دانش ايده ها، فهم‌ها و درسهاي آموخته شده ما در طول زمان است. درسها و ايده‌هايي كه با كنار هم نهادن اطلاعات دريافتي از منابع مختلف و در گذر زمان به آن دست يافته‌ايم. بنابراين دانش ما از مسائل و پديده هاي مختلف برآيند اطلاعات دريافتي ما درباره اين مسائل و پديده هاست اما آيا اين برآيند تحت تاثير و يژگي هاي منحصر به فرد آدمي نخواهد بود؟ بومارد ( ۱۹۹۹ ) مي گويد:
شنيدن عبارت ديوار برلين فروريخت، به عنوان يك اطلاعات، دانش افراد درباره پديده هاي مختلف مرتبط به اين رويداد ( مثلاً عوامل ايجاد و فروريزي، سوابق تاريخي، دولتهاي آلمان غربي و آلمان شرقي سابق و ... ) را به شيوه هاي مختلف تحت تاثير قرار مي دهد. وي سپس نتيجه مي گيرد كه اگر چه دانش، برگرفته از اطلاعات است اما ماهيتي ذهني دارد و به نحوي ذاتي و دروني به فرد يا گروهي از افراد كه آن را بوجود آورده اند يا به آن دست يافته‌اند، مرتبط است. ويد ( ۲۰۰۲ ) نيز معتقد است كه دانش ماهيتي فردي دارد چرا كه در ارتباط متقابل با ارزش ها و باورهاي افراد و ادراك آنها از جهان و ديگران قرار دارد.

دانش فهميده مي شود و فرد دانش را از طريق تجربه، استدلال، بصيرت، يادگيري، خواندن و شنيدن به دست مي آورد. هنگامي كه افراد، دانش خود را با ديگران تسهيم مي كنند، دانش آنان گسترش مي يابد و هنگامي كه دانش فرد با دانش ديگران تركيب مي شود، دانشي جديد ايجاد مي شود ( ويد، ۲۰۰۲،۲ )

دانش مخلوط سيالي از تجربيات، ارزش ها، اطلاعات موجود و نگرش هاي كارشناس نظام يافته است كه چارچوبي براي ارزشيابي و بهره گيري از تجربيات و اطلاعات جديد به دست مي دهد. دانش در ذهن دانشور به وجود آمده و به كار مي رود. دانش در سازمان ها نه تنها در مدارك و ذخاير دانش، بلكه در رويه هاي كاري، فرايندهاي سازماني، اعمال و هنجارها مجسم مي شود. اين تعريف بيانگر آن است كه دانش ساده و روشن نيست و در نهايت ابهامي و شهودي است. لذا به راحتي نمي توان آن را در قالب كلمات گنجاند و به صورت منطقي عرضه كرد ( داونپورت و پروساك،۱۳۷۹: ۲۹- ۲۸)

اكنون درباره مفهوم مديريت دانش سازماني چه مي توان گفت؟ تعاريف زيادي از مديريت دانش ارائه شده است. از جمله:
مديريت دانش رشته اي است علمي كه با تكيه بر حمايت دو جانبه ( رقابت و حمايت هم زمان ارائه دهنده و دريافت كننده اطلاعات و دانش ) ايجاد، تصرف، سازماندهي و استفاده از اطلاعات را تشويق و تقويت مي كند ( بير، ۱۹۹۹، به نقل از دافي، ۲۰۰۰ به نقل از پتريدز و گوييني، ۲۰۰۲ ص ۱۷۰۴ ) استراتژي ها و فرايند هايي براي ايجاد، تعيين، تصرف،سازماندهي و اداره اطلاعات دانش براي آنكه به بهترين نحو افراد را در تحقق رسالت سازمان توانمند سازد.

ارزشمندترين دانش در سازمان در اختيار افراد است اما آنها مايل نيستند ديگران را در اين دانش سهيم كنند، چرا كه نگران از دست دادن نفوذ و كنترل خود مي باشند ( نااوبان و كيم بل، ۲۰۰۲، ص۴ ).

● اصول مديريت دانش
 اصول مديريت دانش از ديدگاه داونپورت و پروساك ( ۱۹۹۸ ) عبارتند از:
۱) دانش، نشات گرفته از افراد است و در افكار افراد جاي دارد.
۲) تسهيم دانش مستلزم اعتماد است.
۳) فناوري، رفتارهاي دانشي جديد را امكان پذير مي سازد ( منظور از رفتارهاي دانشي، رفتارهايي است به منظور خلق، توسعه، توزيع و غني سازي دانش )
۴) تسهيم دانش بايد تشويق شود و پاداش داده شود.
۵) حمايت مديريت و تخصيص منابع ( براي مديريت دانش ) ضروري است.
۶) دانش، ماهيتي خلق شونده دارد و تشويق افراد موجب مي شود كه دانش به شيوه اي غير منتظره گسترش يابد ( لانگ استاف و هيمس، ۲۰۰۰، ص ۳ ).
۷) برنامه هاي مديريت دانش بايد با برنامه اي آزمايشي آغاز شود ( داونپورت و پروساك، ۱۳۷۹، ص۵۴ ).
● اصول بنيادين در فرهنگ موثر انتقال دانش
در نهايت فرايند مديريت دانش سازماني را مي توان در مراحل زير خلاصه كرد:
فرايند ايجاد، تسهيم و تقويت يادگيري سازماني
-ميسر كردن زمينه هاي توزيع، تسهيم و استفاده از دانش سازماني
 -ايجاد ساختارهايي موثر به منظور حفظ و انسجام بخشيدن به دانش سازمان ( به منظور تقويت حافظه سازماني )
- استفاده مجدد از دانش سازماني بازيابي شده و بهنگام كردن حافظه سازماني ( جعفري مقدم، ۱۳۸۱، ص۶۷ ).
 اكنون مي توان به اين پرسش پاسخ داد كه در فضاي كنوني كسب و كار وظيفه اي حساس تر، تعيين كننده تر و تاثير گذار تر از مديريت دانش سازماني وجود دارد؟