در اينجا به ۱۰ مورد از كارهايي كه هرگز نبايد در يك جلسه انجام داد، اشاره ميكنيم :
۱) دير رسيدن:
وارد شدن در جلسه اي كه مدتي است آغاز شده يعني " من بي نظمم". چند دقيقه زودتر رسيدن نه تنها نشانه اين است كه شما براي "وقت" ديگران احترام قائليد، بلكه موجب ميشود جاي بهتري هم پيدا كنيد.
۲) آماده نبودن:
اگر از قبل مواردي براي مطالعه يا صورت جلسه را در اختيار شما قرار داده اند، آنها را بخوانيد. از قبل به سوالات يا پيشنهاداتي كه ميتوانيد در جلسه مطرح كنيد، فكر كنيد.
۳) در انحصار گرفتن گفتگو:
هنگامي كه زمان تبادل نظر ميرسد، رسم جاري بر اين است كه ابتدا اشخاصي كه مقام بالاتر يا تجربه بيشتري دارند به بيان ديدگاه و نظرات خود بپردازند و پس از پايان يافتن نوبت اين افراد، نوبت به ديگران ميرسد كه نظر خود را "به طور خلاصه" بيان كنند. در اين هنگام با صداي يكنواخت و آهسته صحبت نكنيد و به ياد داشته باشيد كه اگر نكته مهمي براي گفتن نداريد، مجبور به صحبت نيستيد. هيچ نگفتن بهتر از گفتن چيزي بيهوده است.
۴) نظر خود را به شكل پرسش مطرح كردن:
بيان كردن نظر قطعي به شكل و آهنگ يك پرسش، به ديگران فرصت ميدهد كه با آن مخالفت كرده، درباره آن بحث كنند و در آخر ايده شما را به نفع خود تمام كنند. بهترين كار اين است كه نظر خود را در قالب جمله اي قطعي مانند اين "بياييد بيشتر تحقيق كنيم" بيان كنيد، نه اينكه بگوييد: "بهتر نيست بيشتر تحقيق كنيم؟".
۵) تعبير نادرست از مسير گفتگو:
سعي كنيد نيازها و حال و هواي موجود در جلسه را درك و دريافت كنيد. با دقت به سخنان ديگران گوش دهيد تا متوجه شويد كه جو حاكم تا چه حد پذيراي نظرات شما خواهد بود. شما بايد كاري كنيد كه پيامتان براي جمع مناسب باشد. براي مثال اگر همه بر روي كاستن از هزينه تمركز كرده اند و شما قصد داريد درباره ارتقاي سيستم صحبت كنيد، يا بايد راهي پيدا كنيد كه اين ارتقاي سيستم را به مبحث كاستن از هزينه ربط دهيد يا اينكه مطرح كردن آن را براي جلسه ديگر بگذاريد.
۶) پرخاش كردن:
متاسفانه گاهي عده اي يك جلسه اداري را بيشتر به عنوان ميدان جنگ لفظي و خودشان را گلادياتورهاي مسلح به شمشير زبان فرض ميكنند. اگر شما هدف اتهام يا تمسخر چنين افرادي قرار گرفتيد، با خونسردي از خود دفاع كنيد.
اگر براي پاسخ به فكر كردن نياز داريد، با پرسيدن پرسشي كه طرف مقابل را به جوابگويي وادارد، براي خود زمان بخريد. براي مثال بپرسيد:" آقاي... از روي چه حسابي تصور ميكني من براي نتايج فروش ارزش قائل نيستم؟"
۷) جويدن آدامس.
جويدن آدامس با صداي "تق تق" و "چلپ چلپ"ي كه در سكوت جلسه به خوبي شنيده ميشود و حالت حركت مداوم دهان، نه تنها توهين آميز و عصبي كننده كه بسيار غير حرفه ايست.
۸) روشن گذاشتن تلفن همراه.
همانطور كه ميدانيد بايد تلفن را در سينما و كنسرت خاموش كنيد، متوجه باشيد كه خاموش كردن تلفن همراه يا بستن صداي آن در جلسات هم ضروري است. صداي زنگ رشته كلام گوينده را قطع كرده و حواس شنوندگان را از موضوع منحرف ميكند. در ضمن، پاسخ دادن به تلفن در جلسه هم به هيچ وجه شايسته نيست.
۹) منحرف شدن از موضوع.
موضوع گفتگو را تغيير ندهيد. بر روي آنچه كه با همكارانتان بررسي ميكنيد، متمركز شويد تا به نتيجه برسيد. اگر پرداختن به بخشهاي نامربوط به نظرتان ضروري ميرسد، قبلا نظر موافق حاضران را جويا شويد. يك روش مناسب براي عنوان كردن نكات مهم اما خارج از برنامه گفتگو، يادداشت كردن آنها و مطرح كردن آن در زمان مناسب است.
۱۰) حاضر نشدن در جلسه.
بله، شما مطمئنا با حضور نيافتن در جلسه و نشستن پشت ميز خود ميتوانيد به بسياري از كارهاي مهمتر رسيدگي كنيد. اما اگر اين جلسه به درخواست يكي از مديران شركت يا مقام بالاتر شما تشكيل ميشود، شما فرصت معرفي خود را به اين شخص از دست ميدهيد. به ياد داشته باشيد كه جلسات اداري تنها درباره بهره وري، سود و زيان نيست، اين جلسات مكان مناسبي براي ارايه تصويري مثبت از شما و آموختن از حرفه ايهاست.

منبع:ويستا