كايزن چيست
آشنايي سازمان‌ها با مفاهيم مرتبط با كيفيت و بهره وري  واستفاده از آن در اداره واحدهاي توليدي از جمله اقداماتي است كه مي تواند نقش موثري در ارتقاء جايگاه وعملكردآنها درعرصه هاي رقابت داخلي وخارجي داشته باشد. دراين مبحث نگاهي به سيستم مديريتي كايزن داريم كه استفاده از آن نقش اثرگذاري  دربهبود فعاليتهاي سازمان‌ها بالاخص درواحدهاي توليدي خواهد داشت.
پيشرفتهاي حيرت آوركشور ژاپن همگان را به انديشه و تدبير در زمينه فرهنگ كـاري و سيستم هاي مديريتي اين مردم سخت كوش واداشته است. يكـــي از اين سيستم ها يــا تكنيك هاي منحصر به فرد و بسيار كارآمد ژاپنــيها، سيستم كايزن يا همان بهبود مستمر است كايزن تركيبي دو كلمه اي از يك مفهوم ژاپني است كه تعريف آن تغيير به سمت بهتر شدن يا بهبود مستمر و تدريجي است. در واقع كايزن بر اين فلسفه استوار است كه براي ايجاد بهبود در سازمان ها لازم نيست به دنبال تغييرات انفجاري يا ناگهاني باشيم، بلكه هر نوع بهبود يا اصلاح به شرط آنكه پيوسته و مداوم باشد ارتقاي بهره وري را در سازمان ها به ارمغان خواهد آورد. كايزن روي تغييرات تدريجي در فرايندها تاكيد مي كند و در مقايسه با ساير روشهاي تحول سازماني ازجمله مهندسي مجدد كه تغييرات ســريع و كلي را مدنظر دارد، بسيار كم هزينه بوده و غالباً منابع (زمان، سرمايه، دارائيها و... ) قابل توجهي را مصرف نمي كند. ليكن از آنجايي كه مشاركت تمامي پرسنل در همه سطوح سازماني را دربرمي گيرد درمجموع به تحولات شگرفي منتهي مي شود. كايزن سيستم مديريتي است كه با زمان به پيش مي رود و اگر مديريت بخواهد كه كاركنان را تغيير دهد بايد خودش تغيير كند.

مديريت و كايزن
نظريه فايول اهم وظايف مديران را اين گونه بر مي شمارد:
1 هدايت و رهبري
2 سازماندهي
3 برنامه ريزي
4 نظارت و كنترل
5 هماهنگي
چنانچه فارغ از ساير ديدگاههايي كه در اين زمينه وجود دارد، اصول فايول را به عنوان مهمترين وظايف مديران بپذيريم مديريت تيلوري كه نمود آن را در ديدگاه هاي فايول نيز ملاحظه مي كنيم، بر سازماندهي سلسله مراتبي و وحدت فرماندهي بيشترين تاكيد را دارد. در اين نظام مديريت، معمولا ارتباط سازماني به صورت صدور دستور از بالا و عرضه گزارش از پايين تعريف مي شود. در سازمان، سطوح مديريتي، عمودي و تقسيم كار افقي وجود دارد، از نگاه كايزن وظايف مديريت به دو دسته اصلي تقسيم بندي مي شود، ايجاد بهبود وحفظ بهبود ايجاد شده

مدل مديريت كايزني:
هر چه از سطوح بالاي مديريت به سطوح پايين تر سازمان مي آييم از وظايف دسته ايجاد بهبود كاسته و در عوض بر وظايفي كه جنبه حفظ و نگهداري بهبود ايجاد دارند، افزوده مي شود. آنچه از اين نمودار مي فهميم اين است كه مديران سطوح بالاتر سازمان بايد همواره بخش اعظم وقت خود را صرف بهبود سازمان نمايند و امور جاري را كه جنبه نگهداري دارند به سطوح پايين تر واگذار كنند.

اصول بيست گانه مديريت در كايزن
1- نگوييد چرا اين كار انجام نمي شود. فكر كنيد چگونه مي توانيد آن را انجام دهيد.
2- در مورد مشكل به وجود آمده نگراني به خود راه ندهيد. همين الان براي رفع آن اقدام نماييد.
3- از وضعيت موجود راضي نباشيد. باور داشته باشيد كه هميشه راه بهتري هم وجود دارد.
4- اگر مرتكب اشتباه شديد، بلافاصله در صدد رفع اشتباه برآييد.
5- براي تحقق هدف به دنبال كمال مطلوب نگرديد. اگر60%از تحقق هدف اطمينان داريد دست بكار شويد.
6- براي پي بردن به ريشه مشكلات 5 بار بپرسيد چرا؟
7- سعي نكنيد از دفتر كار خود مشكلات محيط را حل كنيد. بلكه به محل واقعي آن مراجعه كنيد
8- هميشه براي حل مشكل از داده و اطلاعات كمي و به روز استفاده كنيد.
9- براي حل مشكل بلافاصله به دنبال هزينه كردن نباشيد. بلكه از خرد خود استفاده كنيد. اگر عقلتان به جايي نمي رسد، آن را در همكارانتان بجوييد و از خرد جمعي استفاده كنيد.
10- هيچ وقت جزئيات و نكات ريز مسئله را فراموش نكنيد. ريشه بسياري از مشكلات در نكات ريز است.
11- حمايت مديريت ارشد منحصر به قول و كلام نيست. مديريت بايد حضور ملموس داشته باشد.
12- براي حل مسائل هر جا كه امكان آن وجود دارد از واگذاري اختيار به زيردستان ابا نكنيد.
13- هيچ وقت به دنبال مقصر نگرديد. هيچ گاه عجولانه قضاوت نكنيد.
14- مديريت ديداري و انتقال اطلاعات بهترين ابزار براي حل مسئله به صورت گروهي است.
15- ارتباط يك طرفه دستوري از بالا به پايين مشكلات سازمان را پيچيده تر ميكند. مديريت ارشد بايد با لايه هاي پايين تر سازمان ارتباط دو جانبه داشته باشد.
16- انسانها توانايي هاي فراواني دارند. از الگوهاي چند مهارتي و غني سازي شغلي براي شكوفا شدن آنها استفاده كنيد.
17- تنها فعاليت هايي را انجام دهيد كه براي سازمان شما ارزش افزوده ايجاد مي كنند.
18- فراموش نكنيد كه 5 اس، پايه و بنيان ايجاد محصولي با كيفيت است.
19- بر اساس الگوهاي كار گروهي، مسائل محيط كارتان را حل كنيد.
20- حذف مودا ( اتلاف) فرآيندي پايان ناپذير است. هيچ وقت از اين كار خسته نشويد.

در نگاه كايزني براي تحقق بهبود تدريجي و مستمر در سازمان ها بايد سه اقدام اساسي زير صورت بگيرد:
1.     (Muda)كليه فعاليت هايي كه هزينه زا هستند ولي ارزشي توليد نمي كنند، بايد حذف شوند.
2.      ( Muri)  فعاليت هايي كه به شكلي در جاي ديگري به صورت موازي انجام مي شوند با يكديگر تلفيق شوند.
3.     (Mura)  آن دسته از فعاليت هايي كه براي تكميل و بهبود سطح كيفي خدمات لازمند به فعاليت هاي سازمان افزوده شوند.

مودا چيست :
مودا از نگاه ژاپني ها به هر فعاليتي اطلاق مي شود كه براي سازمان ها ايجاد هزينه مي كند، اما ارزش افزوده اي توليد نمي كند. به عبارتي مودا مجموعه فعاليت هايي است كه از نظر مشتري نهايي ارزشي ندارد و مشتري تمايلي به پرداخت پول براي اين فعاليت ها ندارد  درواقع موارد ذيل مودا محسوب مي شوند:
1.     اشتباهاتي كه بايد اصلاح شوند
2.     توليدات اضافي مانند موجودي و كالاهايي كه فروش نرفته و روي هم انبار ميشوند
3.     مراحلي از فرايند كار كه ضرورتي به وجود آنها نيست مثل بازرسي ها و كنترلهاي غير ضروري
4.     جابجايي غير ضروري نيروي انساني در سطوح سازماني.
5.     جابجايي هاي غير ضروري مانندحمل و نقل بيهوده ي مواد و قطعات
6.     بايگاني و انباركردنهاي غيرضروري
7.     توقف و انتظار كارمندان مثل ايجاد صف
8.     جمع آوري و ثبت اطلاعات اضافي و تكراري
9.     پيچيدگي روشهاي انجام كار كه باعث افزايش خطا مي شود
10.     كالاها و خدماتي كه پاسخگوي نياز مشتري نيستند.
11.     فرايند و فعاليتهاي موازي  ودوباره كاريها و تكرار

مراحل اجراي كايزن :
1-     منطقه هدف را انتخاب كنيد
2-     تيم كايزن را ساماندهي كنيد
3-     بررسي و جمع آوري اطلاعات در منطقه هدف انجام شود
4-     اهداف بهبود يافته و مطلوب را مشخص كنيد
5-     كاركنان محل واقعي انجام كار را توجيه كنيد
6-     5S را انجام دهيد.
7-     اتلاف ها را شناسايي و فهرست آن را تهيه كنيد(مودا)
8-     تجزيه و تحليلهاي لازم در محل واقعي انجام كار انجام دهيد
9-     اتلافهايي كه راه حل هاي قوي دارند انتخاب كنيد
10- حركت ها و تغييرات فيزيكي راا نجام دهيد
11- استاندارد سازي و آموزش كاركنان را براي موضوع بهبود يافته انجام دهيد
12- داستان توفيق تيم كايزن را ارائه كنيد
13- پروژه جديد براي آغازي ديگر را انتخاب كنبد
14- اندازه گيري ها و ارزيابي از نتايج راه حل هاي اجرا شده را انجام دهيد

تعاريف مربوط به نظام آراستگي 5اس :
5S، پنج حرف اول كلمات زير است :
Seiri تشخيص : به معني جدا كردن آنچه ضروري است از غير ضروري ها.
Seiton ترتيب : سر و سامان دادن به آنچه كه به عنوان ضروري باقي مي ماند.
Seiso تميز: پاكسازي و تميز كردن محل و كليه اشيا و لوازم مورد نياز.
Seiketsu تنظيم : استاندارد كردن و رويه مند كردن اقداماتي كه فوقا شرح داده شد.
Shitsuke تكليف : ايجاد بسترها و سازوكارهاي لازم براي رعايت همگاني اين استانداردها.

منبع:مرجع علوم مديريت ايران و...