حال چنانچه داده های مورد نظر را به شیوه ای مربوط و هدفمند در کنار یکدیگر قرار دهیم یا زمینه و محیطی خاص برای آن قائل شویم به اطلاعات (Information ) دست یافته ایم. مثلاً عبارت "روز بیستم آبان ۱۳۸۳ تعداد... سهم در بورس تهران معامله شد"، اطلاعاتی است که حاصل قرار گرفتن داده های مربوط و هدف دار مذکور در کنار یکدیگر است. از این رو داونپورت و پروساک معتقدند داده ها زمانی به اطلاعات تبدیل می شوند که ارائه دهنده آن معنا و مفهومی خاص به آنها ببخشد. » اطلاعات همان چیزی است که تقویت یا تغییر فرایند ادراک را موجب می شود.

اکنون می توان به مفهوم دانش پرداخت: دانش ایده ها، فهم‌ها و درسهای آموخته شده ما در طول زمان است. درسها و ایده‌هایی که با کنار هم نهادن اطلاعات دریافتی از منابع مختلف و در گذر زمان به آن دست یافته‌ایم. بنابراین دانش ما از مسائل و پدیده های مختلف برآیند اطلاعات دریافتی ما درباره این مسائل و پدیده هاست اما آیا این برآیند تحت تاثیر و یژگی های منحصر به فرد آدمی نخواهد بود؟ بومارد ( ۱۹۹۹ ) می گوید:
شنیدن عبارت دیوار برلین فروریخت، به عنوان یک اطلاعات، دانش افراد درباره پدیده های مختلف مرتبط به این رویداد ( مثلاً عوامل ایجاد و فروریزی، سوابق تاریخی، دولتهای آلمان غربی و آلمان شرقی سابق و ... ) را به شیوه های مختلف تحت تاثیر قرار می دهد. وی سپس نتیجه می گیرد که اگر چه دانش، برگرفته از اطلاعات است اما ماهیتی ذهنی دارد و به نحوی ذاتی و درونی به فرد یا گروهی از افراد که آن را بوجود آورده اند یا به آن دست یافته‌اند، مرتبط است. وید ( ۲۰۰۲ ) نیز معتقد است که دانش ماهیتی فردی دارد چرا که در ارتباط متقابل با ارزش ها و باورهای افراد و ادراک آنها از جهان و دیگران قرار دارد.

دانش فهمیده می شود و فرد دانش را از طریق تجربه، استدلال، بصیرت، یادگیری، خواندن و شنیدن به دست می آورد. هنگامی که افراد، دانش خود را با دیگران تسهیم می کنند، دانش آنان گسترش می یابد و هنگامی که دانش فرد با دانش دیگران ترکیب می شود، دانشی جدید ایجاد می شود ( وید، ۲۰۰۲،۲ )

دانش مخلوط سیالی از تجربیات، ارزش ها، اطلاعات موجود و نگرش های کارشناس نظام یافته است که چارچوبی برای ارزشیابی و بهره گیری از تجربیات و اطلاعات جدید به دست می دهد. دانش در ذهن دانشور به وجود آمده و به کار می رود. دانش در سازمان ها نه تنها در مدارک و ذخایر دانش، بلکه در رویه های کاری، فرایندهای سازمانی، اعمال و هنجارها مجسم می شود. این تعریف بیانگر آن است که دانش ساده و روشن نیست و در نهایت ابهامی و شهودی است. لذا به راحتی نمی توان آن را در قالب کلمات گنجاند و به صورت منطقی عرضه کرد ( داونپورت و پروساک،۱۳۷۹: ۲۹- ۲۸)

اکنون درباره مفهوم مدیریت دانش سازمانی چه می توان گفت؟ تعاریف زیادی از مدیریت دانش ارائه شده است. از جمله:
مدیریت دانش رشته ای است علمی که با تکیه بر حمایت دو جانبه ( رقابت و حمایت هم زمان ارائه دهنده و دریافت کننده اطلاعات و دانش ) ایجاد، تصرف، سازماندهی و استفاده از اطلاعات را تشویق و تقویت می کند ( بیر، ۱۹۹۹، به نقل از دافی، ۲۰۰۰ به نقل از پتریدز و گویینی، ۲۰۰۲ ص ۱۷۰۴ ) استراتژی ها و فرایند هایی برای ایجاد، تعیین، تصرف،سازماندهی و اداره اطلاعات دانش برای آنکه به بهترین نحو افراد را در تحقق رسالت سازمان توانمند سازد.

ارزشمندترین دانش در سازمان در اختیار افراد است اما آنها مایل نیستند دیگران را در این دانش سهیم کنند، چرا که نگران از دست دادن نفوذ و کنترل خود می باشند ( نااوبان و کیم بل، ۲۰۰۲، ص۴ ).

● اصول مدیریت دانش
 اصول مدیریت دانش از دیدگاه داونپورت و پروساک ( ۱۹۹۸ ) عبارتند از:
۱) دانش، نشات گرفته از افراد است و در افکار افراد جای دارد.
۲) تسهیم دانش مستلزم اعتماد است.
۳) فناوری، رفتارهای دانشی جدید را امکان پذیر می سازد ( منظور از رفتارهای دانشی، رفتارهایی است به منظور خلق، توسعه، توزیع و غنی سازی دانش )
۴) تسهیم دانش باید تشویق شود و پاداش داده شود.
۵) حمایت مدیریت و تخصیص منابع ( برای مدیریت دانش ) ضروری است.
۶) دانش، ماهیتی خلق شونده دارد و تشویق افراد موجب می شود که دانش به شیوه ای غیر منتظره گسترش یابد ( لانگ استاف و هیمس، ۲۰۰۰، ص ۳ ).
۷) برنامه های مدیریت دانش باید با برنامه ای آزمایشی آغاز شود ( داونپورت و پروساک، ۱۳۷۹، ص۵۴ ).
● اصول بنیادین در فرهنگ موثر انتقال دانش
در نهایت فرایند مدیریت دانش سازمانی را می توان در مراحل زیر خلاصه کرد:
فرایند ایجاد، تسهیم و تقویت یادگیری سازمانی
-میسر کردن زمینه های توزیع، تسهیم و استفاده از دانش سازمانی
 -ایجاد ساختارهایی موثر به منظور حفظ و انسجام بخشیدن به دانش سازمان ( به منظور تقویت حافظه سازمانی )
- استفاده مجدد از دانش سازمانی بازیابی شده و بهنگام کردن حافظه سازمانی ( جعفری مقدم، ۱۳۸۱، ص۶۷ ).
 اکنون می توان به این پرسش پاسخ داد که در فضای کنونی کسب و کار وظیفه ای حساس تر، تعیین کننده تر و تاثیر گذار تر از مدیریت دانش سازمانی وجود دارد؟