در اینجا با استفاده از نظریه اسناد هر مدیر می تواند در سازمان چنین ارزیابی داشته باشد. نظریه اسناد ابزاری است که به وسیله آن بهتر می‌توانیم رفتار افراد را در سازمان درک کنیم و علل بروز رفتار افراد را شناسایی کنیم. طبق این نظریه ما رفتار را می‌بینیم و بعد علت‌ها را به آن اسناد می‌کنیم. براساس آن، ‌هنگام مشاهده رفتار یک شخص درصدد برمی‌آییم تا مشخص کنیم که آیا این رفتار علت درونی دارد یا علت بیرونی. برای مثال، اگر یکی از کارکنان کارش را خوب انجام ندهد،‌ امکان دارد که مدیر او عملکرد ضعیف وی را به حساب عدم توانایی و انگیزش او بگذارد. این یک نمونه از اسناد درونی است. اما اگر مدیر عملکرد ضعیف وی را به حساب مسائل مدیریتی و فرهنگ حاکم در سازمان بگذارد، ‌یک نمونه از اسناد بیرونی است.

در شروع فرآیند نظریه اسناد ما رفتار را مشاهده می‌کنیم. سپس آن را بر حسب درجه تطابق(consensus)، درجه تداوم رویه در رفتار(consistency)، و میزان تفاوت(distinctiveness) ارزیابی می‌کنیم.

1. تطابق: یعنی درجه همانندی رفتار مشاهده شده با رفتار دیگران در همان موقعیت. اگر تطابق بالا باشد، در آن صورت علت رفتار احتمالا بیرونی است. اگر این همانندی در رفتارها پایین باشد، علت درونی دارد. برای مثال، اگر همه افراد یک سازمان پس از ترک شرکت علاقه ای به بازگشت به آن ندارند، رفتار مشاهده شده با رفتار دیگران تطابق بالا دارد و علت بیرونی است. لذا این مشکل نتیجه مسائلی محیطی و عوامل مدیریتی حاکم است.

2. تداوم رویه در رفتار: یعنی میزان تکرار رفتار مشاهده شده در همان موقعیت. اگر رفتار خاصی چندین بار تکرار شود، تداوم رویه زیاد است، احتمالا علت درونی دارد. لذا هر قدر در نوع رفتار، مثلا تاخیر، تداوم رویه مشاهده شود، شخص مشاهده‌کننده یا مدیر آن را به حساب عوامل درونی یا خود شخص می‌گذارد. اما اگر شخصی همیشه منظم بوده و به موقع سرکار حاضر می‌شده است ولی یک روز خاصی باتاخیر وارد شود، مدیر نمی‌تواند بر چسب بی‌انگیز بودن یا تنبلی به او بزند.

3. تفاوت: یعنی درجه تفاوت یک رفتار مشاهده شده در موقعیت‌های مختلف. آیا فرد در موقعیت‌های مختلف رفتارهای متفاوت خواهد داشت؟ آیا در سایر محیط‌های کاری این رفتار از او مشاهده شده است؟ اگر تفاوت زیاد باشد، احتمالا نتیجه‌گیری می‌شود که رفتار مشخص مورد نظر علت بیرونی دارد. لذا این مشکل نتیجه مسائلی محیطی و عوامل مدیریتی حاکم است.

هر رفتاری که پیرامونتان از پرسنل میبینید این سه مورد را با خود مرور کنید. اگر هر سه این موارد نشان از رفتار بیرونی پرسنلتان داشت کمی هم خود را محاکمه کنید. همه آنچه که مدیران باید برای حفظ نیروهای متعهد و توانمند خود داشته باشند، پیدا کردن دیدگاهی جدید و تلاش و همتی مضاعف برای حمایت از آنان است.

منبع:@honaremodiriat