سکوت سازمانی را خودداری کارکنان از بیان ارزیابی‌های رفتاری، شناختی و اثربخش در مورد موقعیت‌های سازمان، تعریف می‌کنند. دو عامل اصلی که سبب سکوت کارمندان در سازمان می‌شود عبارت است از:

1 -ترس مدیریت از بازخوردهای منفی از سوی کارمندان به‌دلیل به خطر افتادن منافع و موقعیتشان
-2 ادراک کارکنان از باورهای ضمنی مدیریت در مورد آنها

این مسائل اگرچه باورهای مدیریت هستند و ممکن است هیچ‌یک در سازمان واقعیت نداشته باشند اما عواطف و احساسات مخربی را همچون ترس، فریب و خشم در کارکنان سازمان به‌وجود می‌آورد و در نهایت سبب ایجاد سکوت سازمانی کارکنان می‌شود. این یادداشت در پی آن است تا ضمن بررسی مفهوم سکوت سازمانی، انگیزه‌ها و انواع آن را در سازمان بررسی کرده و در نهایت راهکارهایی برای درک بهینه آن در سازمان ارائه کند. 

سکوت سازمانی، انگیزه و انواع آن 
افراد در سازمان اغلب دارای ایده‌ها، نظرات و اطلاعاتی برای ارائه روش‌های سازنده در بهبود کار و سازمان خود هستند. برخی افراد این ایده‌ها را ارائه و برخی دیگر ایده‌ها، نظرات و اطلاعات خود را مسکوت نگاه داشته و سکوت می‌کنند.
 آنچه موجب سکوت در سازمان‌ها می‌شود تابع فرآیندی است که یکسری متغیرهای مدیریتی و سازمانی بر آن تاثیر بسزایی دارد. این متغیرها شامل ترس مدیران از بازخورد منفی، باورهای ضمنی آنها نسبت به سکوت، پیشینه فرهنگی مدیران، وجود تفاوت‌های جمعیت‌شناسی میان مدیریت ارشد و دیگران در سازمان، ساختارهای بلند سازمانی و اتکای زیاد به کارمندان موقت هستند.

سکوت سازمانی نه تنها برای افراد مضر خواهد بود سازمان را به سمت بحران پیش خواهد برد.

سکوت سازمانی یک پدیده جمعی و به معنی تمایل کارکنان برای مطرح نکردن نظرات و نگرانی نسبت به مسائل سازمان است.

سکوت سازمانی نوعی عدم مشارکت سازمانی است سکوت سازمانی شاید به خاطر نوع و شکل سازمان نیز حاصل شود مثلا در سازمانی هایی که به شدت به سلسله مراتب پایبند هستند و ساختاری عمودی دارند امکان ابراز ایده و نظر مشکل می شود.

باید دانست که سکوت سازمانی به دلیل عدم امنیت در سازمان و یا ترس از آینده شغلی و بی انگیزه بودن در کار است.

به همین جهت سکوت سازمانی منجر به رکود می شود راه اصلاح را می بندد و سازمان را دچار فرسایش می کند. سکوت سازمانی موجب سرخوردگی و بی انگیزگی کارکنان شده و به تدریج باعث کاهش بهره وری می شود. مشارکت و همفکری را کاهش می دهد و مشکلات را به معضل تبدیل می کند.

افراد حاضر در سازمان به لحاظ رفتار سازمانی در 4 دسته عمده قرار می گیرند:

• تصمیم گیرنده
• ارتباط برقرارکنندگان
• افراد ریزبین
• افراد قانون مند

دو دسته اول در سازمان ها در سکوت سازمان آسیب بیشتری می بینند اما دو دسته دوم سعی می کنند با شرایط کنار بیایند.

با این توصیف سه نوع انگیزه مرتبط با سکوت سازمانی وجود دارد:

1. رفتار کناره گیرانه براساس تسلیم بودن و رضا دادن به هرچیز
2. رفتار خودحفاظتی براساس ترس
3. رفتارهای دیگرخواهانه به دلیل علاقه به دیگران و ایجاد فرصت برای تشریک مساعی با آنها

براساس تجارت مدیریتی در حوزه منابع انسانی همواره ذهن درگیر این سوالات بود که چرا برخی از جلسات سازمانی با سکوت مطلق برگزار می شود؟ هیچ کس اظهارنظر نمی کند؟ و به بیان ایده ها و نظرات نمی پردازد؟ چرابرخی از کارکنان همواره از مشکلات و نارضایتی ها دم می زنند ولی بر زبان نمی آورند؟ دلایل سکوت سازمانی چیست؟ آیا سکوت سازمانی خوب است یا بد؟ سکوت سازمانی چه تأثیری در سازمان دارد؟ چرا با وجود استقرار نظام پیشنهادات در سازمان ها، پیشنهاداتی از سوی کارکنان مطرح نمی شود؟

با این وصف، ما عمدتا با سه نوع سکوت شناخته شده مواجه هستیم:

1 )سکوت مطیع: سکوت مطیع شامل رفتاری عمدی و منفعلانه و خودداری از ارائه اطلاعات براساس تسلیم یا احساس اینکه تغییرات موثر فرای قابلیت‌های گروه است، می‌باشد.  

(2سکوت تدافعی: سکوت تدافعی شبیه حالتی است که افراد از انتشار خبرهای بد به‌دلیل آشفته شدن افراد یا ایجاد پیامدهای منفی برای شخص خبررسان احتراز می‌ورزند.

3)سکوت نوع دوستانه: امتناع از بیان ایده‌ها، اطلاعات یا نظرات مرتبط با کار با هدف سودبردن دیگر افراد در سازمان و براساس انگیزه‌های نوع دوستی، تشریک مساعی و همکاری. به این نوع سکوت رفتار شهروندی سازمانی نیز گفته می‌شود.

پیامدهای سکوت در سازمان‌ها
1 -کاهش کیفیت تصمیم‌های سازمانی 
-2 ناتوانایی سازمان برای شناسایی و اصلاح‌اشتباهات
3-واکنش‌هایی نامطلوب از جانب کارکنان

4-محدود شدن داده ها و اطلاعات

5عدم تجزیه و تحلیل ایده ها و تصمیم گیری

6-کاهش اثربخش تصمیم گیری

7-کاهش توانایی سازمان برای شناسایی و اصلاح اشتباهات

8-تضعیف تعهد و عرق سازمانی و اعتماد کارکنان

9-احساس عدم کنترل کارکنان

10-کاهش انگیزش کارکنان و افزایش نارضایتی

11-کاهش مشارکت و خلاقیت در بین کارکنان

12 -ناهماهنگی شناختی کارکنان

راهکارها و پیشنهادهای بهینه سکوت سازمانی

مدیران باید اثرات مخرب و خطرناک سکوت سازمانی را با دقت بیشتر مد نظر قرار داده و با توجه به متغیرهای ایجاد کننده آن، به ارزیابی سازمان خود پرداخته و در صورت وجود شرایط خاص آن به اصلاح آنها بپردازند. در جهت کاهش پدیده سکوت سازمانی موارد ذیل پیشنهاد می‌شود:

-1 برقراری برنامه‌های بهبود مدیریت منابع انسانی و تشکیل کارگاه‌های آموزشی مهارت‌های برقراری ارتباط برای مدیران و سرپرستان برای آموزش مهارت‌های تصمیم‌گیری و درگیری در مشکلات سازمانی

-2اتخاذ تصمیم‌ها به‌صورت گروهی و اهمیت دادن به گروه‌ها وکمیته‌های کاری در سازمان‌ها

-3 تغییر فرهنگ سازمان‌ها در جهت سازمان‌های یادگیرنده

-4 شناسایی توانمندی‌ها و قابلیت‌های افراد و استفاده از آنها در امور اجرایی و تصمیم‌گیری و استقرار نظام پاداش دهی مناسب برای نظریات و پیشنهادهای خلاق کارکنان

5 -تدوین آیین نامه هایی برای حمایت از نظریات کارکنان و تشویق کارکنان به ارائه نظرات

6 -استقرار نظام پاداش دهی مناسب برای نظریات و پیشنهادهای خلاق

7- تشکیل کارگاه های آموزشی مهارت های برقراری ارتباط برای مدیران و سرپرست

منبع: هفته نامه مشعل به قلم سام نیک نام کارشناس ارشدمدیریت مناطق نفت خیز جنوب